Varastovastaava Terhi Tynin kädenjälki näkyy tyytyväisissä asiakkaissa ja menestyvässä apteekkitaloudessa

”Sehän on kaiken aa ja oo”, linjaa Näsin apteekin proviisori Terhi Tyni varastonhallinnan merkitystä kysyttäessä.

Ja tottahan se on – apteekissa täytyy olla tarpeeksi tuotteita asiakkaiden tarpeisiin. Varastonhallinnan taitaja seuraa myös hintoja ja osaa ostaa tavaraa varastoon silloin kun hinta on sopiva.

– Kun jollekin lääkkeelle on tulossa kahdeksi viikoksi halvempi hinta, niin sitä voi ostaa varastoon. Täytyy kuitenkin tietää mitä tekee: kukaan ei hyödy siitä, että varastossa seisoo hirveän paljon rahaa tai tavara vanhenee ennen kuin se on käytetty. Tavaran pitää kiertää hyvin, vaikka olisikin ostanut suuren erän samalla kertaa, Tyni selventää.

Näsin apteekin varastossa on kaikkea sitä, mitä asiakkaat tarvitsevat ja haluavat. Kun tavoitteena on pitää apteekki siistinä ja yleisilme selkeänä, ei valikoimassa voi olla ”kaiken maailman sillisalaattia”.

– Valikoiman tulee olla selkeä. Henkilökuntamme on koulutettu siihen, että he osaavat tarjota hyllyssä olevaa vastaavaa tuotetta asiakkaalle, jos haluttua tuotetta ei löydy, Terhi Tyni kertoo.

Toimiva varasto pysyy apteekkarin antamassa budjetissa ja tavara kiertää niin, etteivät purkit pääse pölyyntymään. Näsin apteekissa melkein kaikki tuotteet tilataan myynnin mukaan: mitä enemmän tavaraa menee, sitä enemmän sitä tilataan.

– Pitää ottaa huomioon, millaisella kestolla tavara tulee sisään: jos jo ostaessa tietää, ettei tuote kestä kauaa, tulee sitä ostaa pienempi erä ja vastaavasti suurempi, jos kesto on pidempi.

Näinä tuotteiden saatavuushaasteiden aikoina Tyni varautuu mahdollisuuksien mukaan myös siihen, että asiakkaiden tarvitsemille lääkkeille on apteekissa korvaavat tropit.

– Jos kuulemme kollegojen kanssa pienintäkään vinkkiä esimerkiksi jonkun yleisen verenpainelääkkeen loppumisesta, ennakoimme ja tilaamme korvaavaa lääkettä varastoon. Tavoitteena on saada lääkettä asiakkaalle katkeamattomasti, jotta asiakas ei joudu pulaan saatavuushaasteiden takia, Terhi Tyni sanoo.

Näsin apteekin varaston pulssilla olevalla proviisori Tynillä on mandaatti toimia, kun on sen aika.

– Haluan kehua omaa apteekkariani Kirsi Paulamäkeä siitä, että hän on antanut valtuudet toimia ja on rohkaissut tekemään isojakin siirtoja. Aina ei voi odottaa loppupäivään, vaan joskus täytyy toimia nopeasti.

Perusteellinen varastonhallinta helpottaa farmaseutin työtä tiskissä, kun tuotteita löytyy varmasti. Sesonkikohtaisten tuotteiden kanssa täytyy olla valppaana hyvissä ajoin. Kesän allergiatuotteita kannattaa alkaa tilaamaan viimeistään keväällä, jos mielii saada niitä edullisempaan hintaan – tai ollenkaan.

– Voi käydä niinkin, että jos kesän lääkkeitä ei tilaa ajoissa, ne voivat olla jo loppu. Viime keväänä ostin apteekkiin suuren erän tiettyä allergiasilmätippaa. Sitä myytiin koko kesä ja lopulta aika monessa apteekissa myytiin eioota, mutta meiltä sitä löytyi, Terhi Tyni muistelee.

Toinen tuote oli vahva kortisonivoide, jonka loppumisesta huhuttiin alalla. Tyni tilasi suuren erän voidetta Näsin apteekkiin.

– Lopulta voidetta tultiin hakemaan meiltä ympäri Etelä-Suomea.

Apteekin varastonhallinta lähtee eri tavalla lentoon, kun työ on vastuutettu jollekin tiimiläiselle. Näin varastonhallintaa voi kehittää pitkäaikaisen tavoitteellisesti, ajatuksella asioihin paneutuen. Apua varastonhallintaan ja vinkkejä kehittämiseen saa Receptumilta, jonka uusin koulutus varastonhallinnasta vastaaville julkaistaan alkuvuonna 2025.

Näsin apteekin proviisori ja varastovastaava Terhi Tyni on työskennellyt porvoolaisapteekissa vuodesta 2011 alkaen ja ehtinyt paneutua apteekkinsa varaston ominaispiirteisiin.

Miten olet kehittänyt Näsin apteekin varastoa?

– Varaston kierto on nyt hyvällä mallilla ja vanhenevia tuotteita on isossa varastossamme todella vähän. Seisovien tuotteiden määrä on vuosien myötä minimoitu, ja jos tuotteita meinaa jäädä käsiin, niin niitä saadaan liikkeelle esimerkiksi kampanjoilla, Terhi Tyni kertoo.

Näsin apteekissa on nykyään aiempaa selkeämpi tuotevalikoima ja se näkyy myös palveluvalinnan siistinä yleisilmeenä. Tilausparametrejä on aikojen saatossa järkeistetty ja tavarantäydennyksiä saapuu apteekkiin harkitusti.

– Tavaraa tulee arkipäivisin, ja suurimmat kuormat tulevat perjantaisin, jotta pärjäämme viikonlopun yli, Terhi Tyni kertoo.

Varaston kehittäminen on näkynyt asiakastyytyväisyydessä, kun apteekista saa aina tarvittavaa täsmätuotetta tai sen korvaajaa.

– Varasto elää koko ajan. Apteekkarin lisäksi erityiskiitoksen saa myös proviisori-kollega Pricella Andersson, jonka kanssa tiimityö sujuu todella hyvin. Varastonhallintaan pätee sama kuin kaikkeen muuhunkin apteekkiarkeen: ei tätä yksin tehdä – tämä on yhteistyötä!

Receptumin varastonhallinnan koulutus apteekin varastovastaavalle ilmestyy alkuvuonna 2025. Lue lisää MAXXnetin koulutussivulta.