Uusi Saatavuudenhallinta-työkalu on täällä: ”Yksi hiotuimmista kokonaisuuksista, joita meillä on kehitetty”

”Tämä on työkalu myös varastonhallintaan, ei vain saatavuudenhallintaan”, esittelee Receptumin koulutuspäällikkö Harri Masko uutta työkalua, joka helpottaa jokaisen apteekin arkea huomattavasti.

Työkalu syntyi tarpeeseen, johon Harri kollegoineen on törmännyt alati vuosien mittaan.

– Pyrimme aina tuomaan työkaluihin ominaisuuksia, joista voisi olla hyötyä mahdollisimman monissa apteekeissa. Itse olen kiertänyt apteekkeja koulutuksen tiimoilta yli vuosikymmenen, ja toiveet sekä tarve ovat olleet kaikilla sama: nähdä saatavuushaasteita massana yksittäisen haasteen sijaan ja tehdä niille jotain, Harri kertoo.

Saatavuudenhallinta-työkalusta näkee kerralla kaikki saatavuushaasteet.

– Saatavuushaasteita on päässyt aiemmin näkemään yksittäisten tuotteiden osalta, mutta tällaista yleisnäkymää ei ole aiemmin ollut. Työkalu on suunniteltu varastosta vastaavan henkilön yleistyökaluksi, Harri kertoo.

Työkalun avulla apteekki pystyy ennakoimaan ja varautumaan tuotteidensa osalta aiempaa paremmin.

– Työkalun kautta voi tarkastella tuotteita kategorioittain, kuten esimerkiksi pelkkiä resepti- tai itsehoitolääkkeitä, tai kuinka paljon diabeteslääkkeitä, silmien kostutustippoja tai allergialääkkeitä on loppu.

Ohjelmistokehittäjä Kari Koskela täydentää:

– Työkalusta voi myös eritellä apteekkinsa myydyimpien tuotteiden saatavuuden.

Saatavuudenhallinta-työkalusta voi siis tarkastella myös tuoteryhmien myyntiä, tilauksia ja varastotilannetta.

Kun apteekilla on yleisnäkymä kaikkiin saatavuushaasteisiin, voidaan niihin varautua suunnitelmallisesti. Työkalusta saatava tieto on aiempaa rikkaampaa.

– Fimeaan ilmoitetut saatavuushäiriöt näkyvät työkalun kautta apteekille, jossa voidaan niiden perusteella varautua häiriöihin: jos tuote tulee loppumaan kuun lopussa, voidaan varastotilannetta ennakoida tilaamalla varastoon aiempaa enemmän tuotetta. Tai jos myyntitietojen mukaan tuote ei ole liikkunut apteekilla, niin saatavuushaasteeseen ei välttämättä tarvitse reagoida lainkaan, Harri kuvailee.

Työkalu helpottaa myös korvaavien tuotteiden varaamista apteekin varastoon.

– Kun käy päivittäin läpi, mitä kaikkea tukusta on loppunut tai loppumassa, voidaan sumplia korvaavia tuotteita niiden tilalle jo aamulla eikä iltapäivällä, jolloin tilaukset yleensä tehdään.

Korvaavien tuotteiden sumpliminen vasta tilaushetkellä teettää paljon ylimääräistä työtä tilaajalle, kun silloin voi olla jo liian myöhäistä tehdä varautumisliikkeitä loppuneiden tuotteiden osalta.

Saatavuudenhallinta-työkalun kautta voi tarkastella ja hallita koko apteekin tuotevalikoimaa ja nähdä eri kategorioiden yhteismyynnin yhdellä näkymällä. Jos apteekin tila on rajallinen, voidaan tilauksia tehdä maltillisemmin – tai saatavuushäiriön tullessa runsaammin.

Yksi uuden työkalun miellyttävimmistä ominaisuuksista on muistilappujen luominen työkaluun.

– Tietoihin voidaan lisätä muistilappu esimerkiksi tiettyjen tuotteiden loppumisesta ja tehdyistä toimenpiteistä, kuten ”vaihdoin tilausparametreja täältä”. Näin on kartalla, mitä muutoksia varastoon tehtiin saatavuushäiriön alkamisen aikoihin, Harri kertoo.

Ja kun tehdyt väliaikaiset korjaustoimenpiteet ovat muistissa, voidaan varastotilanne tiettyjen tuotteiden kohdalla palauttaa ennalleen saatavuushaasteen loputtua.

Apteekkariliiton mukaan eurooppalaisissa apteekeissa käytetään jopa 11 tuntia viikossa saatavuushäiriöiden selvittämiseen.

– Muistilappuominaisuus työkalussa on tärkeä ominaisuus: jos ja kun merkintöjä tulee ja poistuu paljon, on hyvä pysyä kartalla siitä, mitä tekee. Saatavuushaasteita tarkastellut ja varastoon muutoksia tehnyt apteekkilainen ei välttämättä ole sama henkilö kuin tuotteiden tilaaja. Muistilappujen myötä tilaaja näkee, mitä varastonhallinnassa on mietitty tehdyn ratkaisun osalta. Näin kokonaisuus on ihan eri tasolla hanskassa apteekilla, Harri summaa.

Saatavuudenhallinta-työkalu syntyi Harrin ja Karin yhteistyönä yli tiimirajojen, asiakaskohtaamisissa ja keskusteluissa esiintyneiden toiveiden pohjalta. Työkalun koodannut Kari ei ollut itse tekemisissä asiakkaiden kanssa, ja työkalun luomistyö perustuikin Harrin suunnitelmiin.

Projekti käynnistyi loppukesästä viime vuonna ja työkalu rakentui hiljalleen, Harrin välillä käyttäen sitä asiakkaiden silmien alla kommenttikierroksilla.

– Tämä oli itselleni ensimmäinen kerta Receptum-vuosinani, kun pääsin suunnittelemaan uutta työkalua ihan alusta asti, Harri innostuu.

Työskentely oli antoisaa, kun ominaisuuksista ja toiminnallisuuksista sai keskustella suoraan talon oman koodaajan kanssa – sen sijaan, että ohjelmistokehityksen tiskiltä tulisi ulos jotain, joka on vähän sinne päin.

– Tämä oli kaikkinensa poikkeuksellinen prosessi siinä mielessä, että meillä oli lähtökohtana aika karkea teema, josta loin ensimmäisen version, jota lähdettiin kehittämään yhdessä Harrin ja asiakkaiden kanssa. Näin pystyimme reagoimaan ominaisuuksiin välittömästi, Kari kertoo ja jatkaa:

– Monesti projektit etenevät annettuina vesiputousmalleina, joissa tarpeet määritellään aluksi ja on herran hallussa, tuleeko lopputuloksesta sellainen kuin asiakas haluaa.

Keskusteleva ohjelmistokehitystyö oli lopulta ketterämpi ja nopeampi tapa rakentaa työkalua verraten perinteisempään työskentelytapaan.

– Keskusteleva työskentely oli todella palkitsevaa: koin olevani vahvasti asiakkaan pulssilla syöttäessäni asiakkaiden tarpeita ja ratkaisuehdotuksiani Karille, joka työsti niitä omassa päässään. Yksikään ratkaisu ei syntynyt ilman että siitä keskusteltiin, kun tavoitteena oli työkalu, joka vastaa täysin asiakkaan tarpeita, Harri kertoo.

Saatavuudenhallinta-työkalu edustaa uuden sukupolven MAXX-järjestelmää ja uusinta kehitystä niin toiminnallisuutensa kuin ulkonäkönsäkin puolesta.

– Toimme uudenlaisia tekniikoita tehostamaan työkalua. Ohjelmistokehityksen perisynti on vanhaan tekniikkaan nojaaminen, ja välillä täytyy keksiä uusia tapoja saada haluttu lopputulos aikaiseksi. Tässä työkalussa on aiempaa nopeavasteisempi käyttöliittymä, Kari kertoo.

Kuten kaikkia järjestelmiä, myös Saatavuudenhallinta-työkalua kehitetään jatkuvasti vielä julkaisunsa jälkeenkin.