Tiedolla johtaminen näkyy kasvavassa myynnissä

Nurmeksen 1. apteekissa on henkilökunnan tiloissa keskeisellä paikalla perinteinen ilmoitustaulu. Siihen on merkattu jokaisen vastuualueet. Kuukausikohtaiset tehtävät ja tavoitteet näkee yhdellä vilkaisulla ohimennessään.

“Ilmoitustaulu on hyvänä muistutuksena itse kullekin, mitä tehtäviä on vielä kuluvalle kuukaudelle tehtävänä. Ja onhan pienenä kannusteena sekin, kun näkee työkaverin ruksanneen jo omat tehtävänsä suoritetuksi”, apteekkari Maarit Turrek sanoo.

Apteekin työntekijöiden yhdessä apteekkarin kanssa rakentama vuosikello tulevista kehityskohteista ja tarkasteltavista asioista kuukausikohtaisine tavoitteineen on Receptumin antaman koulutuksen ansioita. Turrekin johtamassa apteekissa onkin kouluttauduttu järjestelmällisesti ja myös viety opit käytäntöön. Nurmeksen 1. apteekin kaikki toiminnot on käyty läpi reseptivarastonhallinnasta palveluvalinnan kehittämiseen ja hinnoitteluun asti. Kaikki tämä voi kuulostaa työläältä, mutta käytännössä muutokset ovat vain helpottaneet ja tehostaneet apteekin toimintaa.

“Seuraamme tarkasti MAXXista saatavien raporttien avulla asettamiamme kuukausi- ja vuositavoitteita. Apteekissa tehtävät päätökset eivät siis perustu mututuntumaan, vaan kehittäminen ja päätökset nojaavat selkeään dataan”, Turrek sanoo.

Turrek kehuu, että MAXXiin on helppo laittaa valmiita hakuja, kuten kaikki vapaakaupan tuotteet, tietyt hyllyt tai tuotteet. Kun yhden kerran näkee vaivaa ja laittaa hakukriteerit kuntoon, raportointityökalut saa esiin muutamilla napinpainalluksilla.

“On vain opeteltava tekemään oikeanlaisia rajauksia ja hyödyntämään niiden antia. Suosittelen kyllä jokaiselle apteekkarille apteekin prosessien läpikäymistä ja MAXXin tehokasta hyödyntämistä.”

Maarit Turrek aloitti apteekkarina Nurmeksessa keväällä 2019. Sitä ennen hän oli yli 10 vuotta proviisorina Kajaanissa. Hän on viihtynyt hyvin pienemmällä paikkakunnalla, jossa työympäristö on rauhallinen, työyhteisö mukava ja henkilökunta on hitsautunut toimimaan hyvin yhteen. Heidän kanssaan uuden oppiminen ja apteekin toimintojen kehittäminen onnistuu vaivatta.

“Uusimme heti syksyllä reseptintoimituspisteet. Meillä on nyt esimerkiksi sähköpöydät ja uudet loosit, jotka takaavat asiointirauhan.”

Samalla kun apteekin prosesseja käytiin läpi ja mietittiin, ovatko toimintatavat järkeviä, siirryttiin hyllyvastaava-järjestelmään.

“Jokainen huolehtii omista hyllyistään ja niiden tuotteista. Yksi kokonaisuus on aina yhden työntekijän kontolla, myös minulla on omani. Näin minäkin pysyn kärryillä apteekin käytännön arjesta ja tiedän, missä mennään.”

Kuukausittaiset tehtävät tehdään vuosikello mukaisesti.

“Jossain kuussa voidaan esimerkiksi keskittyä seisoviin tuotteisiin ja niiden myyntiin ja katteisiin. Tutkimme kuukausittaisissa palavereissa yksittäisten hyllyjen myyntiä ja mietimme, mitä pitäisi ehkä nostaa paremmin esiin, tai onko myyntipaikkoja liikaa myyntiin nähden.”

Nurmeksen proviisori onkin laatinut selkeät työohjeet erilaisten raporttien, kuten katetilastojen ja seisovien tuotteiden raporttien ottamiseen. Näin esimerkiksi jokainen hyllyvastaava pystyy ottamaan itse omaa tekemistään varten tarvittavat raportit.

Järjestelmällinen tekeminen alkoi näkyä pian myös tuloksessa.

“Vaikka hintoihin ei tehty isoja muutoksia, vaan oikeastaan vain pieniä viilauksia, vapaakauppa kasvoi lyhyessä ajassa 4,5 prosenttia. Kasvua tuli esimerkiksi ravintolisissä. Muuten meillä on käytössä myynninmukainen tilaustapa. Tutkin kerran pari vuodessa, että hälytysrajat ovat kunnossa.”

Reseptivarastonhallintaan Turrek on myös saanut opastusta Receptumilta.

“Reseptivaraston tarkka seuraaminen on tosi tärkeää, sillä siinä on paljon rahaa kiinni. Taiteilemme optimaalisen ja riittävän varaston kanssa koko ajan. Saamieni oppien ansiosta reseptivarastoa onkin järkiperäistetty niin, että sen arvo on noin 10 000 euron verran pienempi kuin aiemmin. Vieläkin on viilaamisen varaa, mutta se on ehdottomasti nyt paremmalla tolalla.”

Nurmeksen 1. apteekissa kaikki tekeminen perustuu tietoon eli työtä johdetaan tiedolla.

“Käymme kuukausittain läpi, miltä myynti näyttää ja olemmeko saavuttaneet edellisessä kuussa asettamamme tavoitteet. Emme tavoittele kuuta taivaalta, vaan pyrimme pitämään nykyisen tason ja kasvamaan hieman. Ei ole realistista tavoitella huimia kasvuja koko ajan. Eikä sellainen motivoi ihmisiä.”

Turrek mieltää, että hänen tehtävänään on antaa henkilökunnalleen työkalut ja mahdollisuus tehdä työnsä hyvin. “Olemme käyneet läpi jokaisen roolit apteekissa, jotta kaikilla on selkeä käsitys siitä, mitä kukin tekee. Itse en ole ensisijaisesti asiakaspalvelijan roolissa, mutta hyppään tarvittaessa, kuten sairaustapauksissa, tekemään tietenkin kaikkea.”

Turrekin mielestä on tärkeää, että muutosta juurrutetaan arkeen vähitellen, jotta uudet toimintatavat saadaan pyörimään automaattisesti.

“Ihmisiä pitää myös palkita tekemästään työstä. Siksi meillä on aina bonuspullat tarjolla, kun yllämme kuukausitavoitteeseen. Se pitää henkilökunnankin mielestä intoa yllä enemmän kuin pelkkä bonus kerran vuodessa.”