Täyden palvelun apteekkijärjestelmä toimii myös keräilyrobotin kanssa

Takahuoneen pöytä oli täynnä tyhjiä pizzalaatikoita, kun Kipparlahden apteekkiin keväällä 2008 asennettiin uutta MAXX-järjestelmää.

Ohjelmia asentamassa ja tietoja siirtämässä oli Receptumilta 12 hengen porukka. Tiimi ahersi koko viikonlopun pitkää päivää, jotta kaikki olisi valmiina, kun apteekki avaisi ovensa maanantaina. Tapaus oli historiallinen, sillä muutama kuukausi aiemmin Helsingin Herttoniemenrannassa avattu apteekki oli ensimmäinen apteekki, joka otti käyttöön tuliterän MAXX-apteekkijärjestelmän.

Pizzakuski kävi paikalla ahkerasti ja apteekkari Pirkko Multala muistelee kuskanneensa läheiseltä huoltoasemalta kasapäin lämpimiä dallas-pullia tuomaan lisää energiaa tiimille. Maaliskuisena maanantaiaamuna 2008 uusi järjestelmä oli vihdoin käytössä ja toimi kuin rasvattu, ja on toiminut siitä lähtien.

MAXXin oppii ilman opettajaakin

”Rakensimme 2007 Kipparlahden apteekin alusta alkaen tyhjään tilaan, joten oli loogista ottaa myös uusi apteekkijärjestelmä käyttöön”, Pirkko Multala kertoo.

Martikainen oli käynyt uuden MAXXin esittelytilaisuudessa ja ihastunut ohjelman monipuolisuuteen ja moderniuteen.

”MAXX oli jotain uutta: sulava ja helppokäyttöinen ohjelma sellaiselle, joka on tottunut käyttämään Windowsia. Sen kanssa ei tarvitse käyttöopasta, vaan ohjelma ohjaa itse itseään, ja niin pitääkin olla”, hän hehkuttaa.

”Ohjelma osoittautui juuri niin helppokäyttöiseksi kuin uumoilinkin. Kun meille tuli kesätyöntekijä, hän istuutui koneen äärelle ja osasi saman tien käyttää ohjelmaa.”

Kun tietojärjestelmä toimii, aikaa ja energiaa riittää asiakkaille

”Tilasimme Receptumilta paitsi MAXX-ohjelman myös kaikki oheispalvelut, koneet, niiden huollot ja päivitykset tietoturvineen. On huojentavaa, ettei tarvitse miettiä, mihin ottaa yhteyttä ongelmatilanteessa. Yksi yhteistyökumppani hoitaa kaiken”, Multala summaa ja muistaa kiittää myös MAXXin hyvin toimivaa helpdeskiä.

Tietojärjestelmä on tärkein työvälineemme. Kun se toimii, aikaa ja energiaa riittää asiakkaille ja itse työlle, joka sekin on muutamassa kymmenessä vuodessa muuttunut todella paljon.

”Vielä 80-luvulla ihmeteltiin, mihin tietokonetta edes tarvitaan apteekissa. Silloin reseptin otti vastaan yksi työntekijä, toinen hinnoitteli lääkkeen, kolmas kävi hakemassa sen, neljäs kirjoitti ohjelipun, viides tarkisti ja kuudes luovutti lääkkeen asiakkaalle. Usein asiakkaalta kysyttiin, että odotatteko täällä vai noudatteko myöhemmin”, Multala sanoo ja nauraa päälle.

Keräilyrobotti tekee työnsä hyvin

Kipparlahden palvelutiskien takana on vitriinikaapin näköinen laite, jossa on siistissä rivissä lääkelaatikoita. Keräilyrobotti tuli taloon samaan aikaan kuin apteekki avattiin.

Sen avulla lääkkeet liukuvat farmaseutille sitä mukaan, kun reseptejä käsitellään. Tavaraa on aina ja tarpeeksi, koska robotti tekee sujuvaa yhteistyötä MAXXin tilausjärjestelmän kanssa.

”Kun robotti hoitaa lääkkeiden haun, henkilökunnalla on enemmän aikaa palvella asiakkaita ja opastaa lääkkeiden käytössä.”

Raportit näyttävät tuloksellista tietä

Vaikka MAXX on ollut jo pitkään käytössä Kipparlahden apteekissa, se ilahduttaa yhä päivittäin, esimerkiksi raporteillaan.

Pirkko Multala ottaa esiin raportteja, joiden graafeista voi tehdä nopeasti päätelmiä:

”Viime vuosi oli tätä vuotta pahempi allergioista kärsiville”, Multala tulkitsee myyntikäyriä. Hän huomaa myös, että lemmikkieläinten tuotteet ovat selvästi nousussa.

”Eläinten punkkilääkkeitä on myyty enemmän kuin vuosi sitten ja lemmikeiden itsehoitolääkkeiden myynti näyttäisi olevan muutenkin kasvussa”, hän arvioi.

Intrassa tieto kulkee ja pysyy

Pirkko Multala kiiruhtaa huoneestaan toivottamaan uuden työntekijän tervetulleeksi. Intrassa muistutettiin, että tänään on uuden farmaseutin ensimmäinen työpäivä. Koko henkilökunta osallistuu intran päivittämiseen. Näin kaikki pysyvät yhtä hyvin ajan tasalla apteekin asioista.

Vaikka Kipparlahden apteekki on pieni apteekki, tieto ajankohtaisista asioista ei kulkisi riittävän nopeasti ilman MAXXin intraa. Multala napsauttaa auki intran vierestä vielä toimintaohjeet, joista voi tarvittaessa tarkistaa vaikkapa ohjeen haittavaikutusilmoituksen tekemiseen.

Intrassa on myös henkilökunnan yhteystiedot, yhteinen kalenteri ja tiedot yhteistyökumppaneista. Ajankohtaiset tiedot ovat kompaktisti esillä ja kaikkien nähtävillä.

”Juuri tämän paremmin ei tarvittava tieto voisi olla esillä”, Multala ihastelee.