Första apoteket med filialer skaffade MAXX på ett veckoslut

Det hade bara gått en dag från det att Ingrid Qvarnström övertog Första Apoteket i Mariehamn och Kumlinge filialapotek. Redan följande dag tågade Receptums installatörer och utbildare in genom dörren, redo att installera MAXX i båda apoteken. En extra utmaning var att filialapoteket låg beläget på tre timmars sjöresa från huvudapoteket.

Vid sidan av systembytet installerades även 12 nya kundterminaler på Första apoteket. I Kumlinge tog man ett rejält digitalt språng. På fredagen sköttes fortfarande det lilla apotekets lagerhantering med papper och penna – på måndagen var de traditionella beställningskorten redan historia. När apoteket öppnade sina dörrar syntes situationen på lagret redan i MAXX.

”Jag kan inte annat än tacka Receptums montörer och utbildare för deras yrkeskunnighet och effektivitet. Jag var mentalt förberedd på problem, men allt gick som smort”, säger Ingrid Qvarnström.

Apotekaren visste dock att Receptum redan har över 450 systembyten bakom sig. Montörerna och utbildarna har alla detaljer, som har att göra mera idrifttagning av MAXX, i ryggmärgen. Men det är viktigt med noggrann förhandsplanering.
Qvarnström hade diskuterat med Receptum redan flera månader innan den stora dagen.

”Vi planerade varje steg i systembytet in i minsta detalj. När apoteken befinner sig så här långt ifrån varandra, måste logistiken vara genomtänkt från början till slut. Det var nödvändigt att anpassa apparatur- och systeminstallationer, samt personalens utbildningar, till och med efter skärgårdsfärjornas tidtabeller.”

Det är 60 kilometer fågelvägen från Mariehamn till Kumlinge, men resandet med skärgårdsfärjor och bil tar ungefär tre timmar. Färjorna går cirka fem gånger om dagen, beroende på veckodag och årstid.

”Vi började med att installera MAXX och utbilda personalen på Första apoteket. Efter det for Kumlinges apotekare med montörerna till Kumlinge med färjan.”

När montörerna såg filialapotekets rödfärgade ålderstigna torp, drog de en djup suck. Hur skulle det gå att installera ett datasystem i de här förhållandena? Oron visade sig obefogad.

”Montörerna berömde datatrafiken, som de sa var snabbare här än på flera ställen på fastlandet.”
Åland har satsat på fiberoptik. Felsäkrade och snabba datakommunikationsanslutningar är ett sätt att försöka få yrkesfolk från olika branscher att stanna kvar i skärgården.

I idealsituationen får apoteket en övningsapparatur från Receptum, som personalen kan öva på innan själva systembytet. På Åland fungerade bytet i ett nafs.

”Utbildarna stannade kvar i ett par dagar efter installationsveckoslutet. Det hade stor betydelse för hela processen. Utbildarna var ett viktigt mentalt stöd för personalen. Senare har vi fått stöd från Receptums Helpdesk, som ger snabb hjälp i problemsituationer.”

Ett av MAXX fina egenskaper är enligt ålänningarna språket: Det gamla systemet är finskspråkigt, men i Första apoteket och i Kumlinge används en svenskspråkig version av MAXX.

”Visst klarar vi oss på finska också. Men det är en helt annan sak att jobba på sitt modersmål. Det märks särskilt när vi har bråttom – man är snabbare och mer självsäker.”

För Ingrid Qvarnström var MAXX redan bekant sedan tiden som apotekare i S:t Karins. Hon skaffade systemet också till sitt första apotek i Godby på Åland för fem och ett halvt år sedan.

”Jag ville att Första apotekets och Kumlinges datasystem skulle fungera smidigt sida vid sida. Kumlinge är ett mycket litet apotek och har begränsat med lagerutrymme. Speciellt i belastningstoppar är det en stor fördel att Kumlinge inte behöver ringa till Mariehamn och be om lagerpåfyllning. Lagerstatus syns direkt i MAXX. Vet man då buss- och färjetidtabellerna, kan man meddela kunden direkt när medicinen kan hämtas.”

En annan fördel med ett gemensamt system är, att man i båda apoteken kan utföra olika åtgärder åt varandra. ”Till exempel kan man sköta apotekets egen kundfakturering för båda apoteken i vilket som helst av våra två serviceställen.”

Förutöver att MAXX är lättanvänt uppskattar Qvarnström även att man enkelt kan göra noteringar i produkt- och kunduppgifter.
”Systemets funktionalitet är väl genomtänkt. Vi använder oss flitigt av intranätet som gemensam anslagstavla och dokumentarkiv. Det är ett bra hjälpmedel i det dagliga arbetet.”

MAXX lagerhantering och dess grafiska statistikegenskaper uppskattas också.
”Man behöver inte analysera siffror för situationen syns grafiskt. Det är väldigt behändigt när hela året blir visualiserat på det här sättet.”

Som nästa steg planerar apotekaren att införa mobilrecept. Genom att ladda ner Receptums Mobilrecept-applikation från en appbutik kan kunder med elektroniskt recept beställa ordinerade mediciner till valfritt MAXX-apotek. Apoteket skickar en avisering när produkten kommit.

”Mobilreceptet sparar tid särskilt för invånare i glesbygd, eftersom de vet när medicinen finns att hämta”, säger Qvarnström.

Qvarnström, som är född på fastlandet och har levt hela sitt liv där, har sina rötter på Åland ändå från 1600-talet i rakt nedstigande led.

Denna tredje generations apotekare återvände i sanning tillbaka till sina rötter när hon övertog Första Apoteket och Kumlinge filialapotek. Kumlinge apotek är nämligen grundat av hennes farfar 1934.

”Det känns bra. Jag har tillbringat min barndoms somrar på Åland, och Kumlinge apotek är bekant sedan barnsben.”