Sujuvasti uuteen: apteekkari Arja Raatikainen opetteli MAXXin käyttäjäksi Sujuvan kautta

Vuosikymmenen odotus palkittiin viime huhtikuussa, kun Iisalmen Priima apteekin apteekkari Arja Raatikainen siirtyi MAXXin käyttäjäksi.

– Pietiäisen Sanna on yrittänyt myydä minulle MAXXia melkein 10 vuotta, niin nyt se on sitten käytössä! Raatikainen nauraa viitaten vanhaan tuttuunsa, Receptumin kehityspäällikköön.

MAXX on tullut tutuksi apteekkari Raatikaiselle hänen ryhdyttyään luotsaamaan Iisalmen Priima apteekkia viime huhtikuussa.

– Täällä oli MAXX jo valmiiksi ja mietin, etten ryhdy sitä vaihtamaan, vaan opettelen sen käyttäjäksi, Raatikainen kertoo.

Arja Raatikainen lähti receptumlaisten vinkistä opettelemaan MAXXin käyttöä uudistetun reseptinkäsittelynäkymän Sujuvan kautta. Raatikaisen henkilökunta ei ollut käyttänyt Sujuvaa aiemmin, vaan apteekkari oli tiiminsä ensimmäinen Sujuva-kokeilija.

– En aluksi tiennyt mitä tehdä, mutta lopulta sisäistin reseptinkäsittelyn Sujuvan kautta parissa päivässä, apteekkari kertoo.

Työskentely oli sen verran sujuvaa, että Raatikaiselle heräsi epäilyjä työn oikeellisuudesta.

– Sehän minua siinä alkuun pelottikin, että olenko tehnyt kaiken oikein, kun reseptinkäsittely meni niin nopeasti loppuun saakka.

Sujuva otettiin koko apteekin käyttöön paria kuukautta myöhemmin kesäkuussa. Uudistettu reseptinkäsittelynäkymä on yksinkertaistettu niin, että farmasisti voi keskittyä olennaiseen.

– Sujuvan myötä minulla on jäänyt turhat tarkistukset pois ja voin luottaa, että ohjelma tekee asiat oikein.

Yleisesti apteekkarin käyttökokemus itselleen uudesta ohjelmistosta on ollut hyvä: MAXX on helposti sisäistettävä ohjelmisto, jonka ominaisuudet ja siirtymät toiminnallisuudesta toiseen ovat loogisia. Raatikainen kokee hyödylliseksi erityisesti MAXXin raportointiominaisuudet.

– Raportointi on todella helppoa ja apteekin tunnuslukuja on vaivatonta tarkastella, Arja Raatikainen kertoo.

Farmaseuttien henkilöstöpula on vaivannut myös Iisalmessa. Aloitettuaan Priima apteekin apteekkarina Raatikainen otti MAXX Hybrid -hybridikassan käyttöönsä lähestulkoon heti apteekkarinvaihdoksen jälkeen.

Hybridikassaa voidaan käyttää sekä itsepalvelukassana että apteekkilaisten työpisteenä.

– Tässäkin olen selkeä takinkääntäjä! Vielä muutama vuosi sitten olin sitä mieltä, että jos apteekkiin tulee pikakassa, niin se on sitten apteekin loppu, Arja Raatikainen nauraa.

Tässäkin kehityksessä Raatikainen viittaa Sanna Pietiäiseen, joka sai apteekkarin ymmärtämään, kuinka paljon henkilökuntaa joudutaan sitomaan kassapisteelle.

– Aiemmin piti aina varata kaksi ihmistä töihin kassapisteelle. Nyt selviän yhdellä. Henkilökuntamäärä ei ole vähentynyt ja huoli esimerkiksi teknisen henkilökunnan vähyydestä on helpottanut, Raatikainen kertoo.

Jos kassoista toinen on pikakassa, sieltä saa vapautettua toisen käsiparin esimerkiksi palveluvalinnan puolelle palvelemaan asiakkaita.

– Hybridikassan suurimpia hyötyjä on nimenomaan palveluvalinnan miehitys. On äärimmäisen tärkeää, että palveluvalinnasta löytyy farmaseutti ja asiakkaat saavat nopeasti lääkeneuvontaa myös apteekin ruuhkaisina aikoina.

Itsepalvelukassa – tai pikakassa, kuten apteekkari haluaa sitä itse kutsua – on helpottanut Priima apteekin jonoja. Hybridikassan saapuminen apteekkiin on myös tehnyt Priima apteekista modernimman asiakkaiden silmissä.

– Iisalmi mielletään maalaiskaupungiksi, ja asiakkaat ovatkin olleet otettuja apteekin modernista tekniikasta. Tosin jotkut ovat olleet huolissaan työntekijöistä, että onko pikakassan vuoksi vähennetty työpaikkoja. Mutta ei suinkaan! Nyt henkilökunta on osoitettu tekemään muita tärkeitä tehtäviä, apteekkari Arja Raatikainen kertoo.

Iisalmen Priima apteekin varasto käytiin läpi perusteellisesti Receptumin koulutuspäällikkö Harri Maskon avulla. Robotin käyttöaste oli Raatikaisen mielestä kovin matala ja varastossa oli todella paljon eri tuotenimikkeitä.

Harri ja Arja tarkastelivat tuotteistusta ja tuotesijoittelua palveluvalinnan puolella. Sen jälkeen siirryttiin tilauskäytäntöihin, joita muokattiin toimimaan paremmin Priima apteekin tiloihin ja tarpeisiin sopivaksi.

– Meillä on pienet tilat ja paljon tavaraa, ja tavaramäärä piti optimoida. Laitoimme aika paljon tuotteita myynnin mukaan tilattavaksi. Tilausparametreja muokkasimme sen mukaan, minkä kokoisen varaston haluan tänne, apteekkari Arja Raatikainen kertoo.

Toimenpiteiden vaikutus näkyi välittömästi.

– Tavarankierto on parempi kuin ennen. Nyt varastossa ei ole liikaa tavaraa, vaan juuri tarpeeksi. Ja jos jotain tavaraa on liian vähän, niin korjaamme sitä tuote kerrallaan.

Myös tilausten aikataulutusta järkeistettiin. Priima apteekin tilat ovat ahtaat ja henkilökuntaa on viikonloppuisin niukasti. Aiemmin eniten tavaraa saapui aina tiistaisin, mutta nyt suurin lasti saapuu perjantaina, täydentyy lauantaina ja uudelleen tiistaina.

– Näin saimme tasoitettua tiistain tavaralastihuippua useammalle päivälle viikonloppuparametreja hyödyntäen, Raatikainen kertoo.

Myös Iisalmen Priima apteekin valikoiman hinnoittelu käytiin läpi. Raatikainen otti käyttöönsä kolmiportaisen hinnoittelun. Määrittelyn myötä osan tuotto nousi ja osan laski, mutta kokonaisuudessaan apteekin myynti ja myyntikate nousivat hinnoittelukertoimien tarkastelun jälkeen.

– Olen kertonut henkilökunnalle, että niillä tuotoilla panostamme työn sujuvuuteen, eli hankimme esimerkiksi uutta tekniikkaa apteekkiarkea helpottamaan.

Apteekkitiimille onkin jo esitelty runsaasti uusia hankintoja, joita on tehty hinnoittelukertoimien myötä tienatuilla rahoilla: annosjakeluun hankittiin uusia tietokoneita ja etikettikirjoittimetkin uusittiin. Lisäksi apteekille saatiin digitaaliset hintalaput.

– Syyskuisen arvonlisäveron muutoksen yhteydessä oli kiva katsoa, kun valot vain välkkyivät hintalapuissa, kun hinnat päivittyivät hyllynreunoihin! Arja nauraa ja muistelee, kuinka hintojen päivittäminen kesti joskus jopa toista viikkoa.

Digitaaliset hintalaput selkeyttävät palveluvalinnan hyllyjä ja ovat käteviä myös varastosaldon tarkastelussa: tuotteiden määrät ja lokaatiot näkee suoraan MAXXista.

Apteekkari Raatikainen on ylpeä uudesta apteekkitiimistään Iisalmessa. Hän vietti edellisessä apteekissaan lähes seitsemän vuotta ja siirtymä uuteen vaati hieman heittäytymistä.

– Elämäni tuntuu menneen seitsemän vuoden sykleissä, ja mietin pitkään, että vieläkö uskaltaisin ottaa riskin ja kokeilla jotain uutta. Lopulta sain Priima apteekin. Minulla on semmoinen maine, etten ole paha akka töissä, ja se helpotti muutosta. Täällä oli ihana tiimi vastassa ja heti tuli semmoinen olo, että olisi omaan paikkaan tullut, Arja Raatikainen kertoo.

– Ajattelin olla täällä eläkkeelle saakka.