Onnistunut järjestelmänvaihto henkilöstöä osallistamalla

Kun henkilöstöllä on mahdollisuus päättää työn tekemisen tavoista ja vaikuttaa työnsä sisältöön mahdollisimman paljon, muutosprosessien läpivienti ja kehittäminen on helppoa. Näin voisi kiteyttää Kokkolan Tervahovin apteekin apteekkarin, Anu Nissilän, johtamisfilosofian.
“Henkilöstön asenne on merkittävässä roolissa muutosten onnistumisessa. Siihen minulla on mahdollisuus vaikuttaa kuuntelemalla heitä ja heidän mielipiteitään. Tosin meidän apteekissa on niin mahtava porukka, ettei muutosvastarintaa oikeastaan edes ole ollut”, Anu Nissilä sanoo.

Muutoksia Tervahovin apteekissa on sen sijaan ollut vuoden sisällä useita: järjestelmänvaihto MAXXiin, muutto uusiin tiloihin ja kaikki sen tuoma kehitystyö apteekin arjessa.

Kun Nissilä aloitti uutena apteekkarina Tervahovin apteekissa syyskuussa 2019, hän ajatteli tekevänsä henkilöstölle palveluksen opettelemalla itselleen vieraan, apteekissa jo entuudestaan käytössä olleen PD3:n. Näin muut välttyisivät uuden järjestelmän opettelulta.
Nissilä huomasi kuitenkin pian, ettei henkilökunta ollut täysin tyytyväinen vanhaan ohjelmaan. Hän kaipasi itsekin MAXXin helppokäyttöisyyttä ja luotettavuutta.

”Niinpä Receptumin Sanna Pietiäinen tuli esittelemään MAXXia henkilökunnalle. Kävimme porukalla läpi apteekin ydinprosesseja ja sitä, miten MAXX voisi tukea meitä arjessa. Muutama farmaseutti kävi kokeilemassa ohjelman käyttöä vanhassa apteekissani Kruunupyyssä. Helppokäyttöinen järjestelmä voitti henkilökunnan puolelleen. He saivat tehdä lopullisen päätöksen järjestelmänvaihdosta”, Nissilä sanoo.

Järjestelmänvaihdos suunniteltiin tarkasti ja Nissilä korostaakin suunnittelun ja valmistautumisen tärkeyttä kaikissa muutosprosesseissa. Muutosten aikataulua käytiin läpi Pietiäisen kanssa ja Nissilä sai paljon hyviä neuvoja siitä, missä järjestyksessä muutoksia kannatti tehdä. Esimerkiksi ohjelmistovaihto tehtiin jo ennen apteekin muuttoa uusiin tiloihin, ettei henkilökunnalle tulisi yhtä aikaa kahta isoa muutosta. “Apteekin muuttoon oli helpompi keskittyä, kun MAXX oli jo hallussa.”

Receptum antoi Tervahovin apteekille myös harjoittelulaitteiston, jolla he opettelivat yhdessä MAXXin käyttöä.

“Varsinainen vaihto tapahtui viikonlopun aikana helmikuussa 2020. Samalla lähes kaikki tietokoneet uusittiin, sillä niissä oli vanha käyttöjärjestelmä, jota ei enää päivitetty. Ensimmäisellä viikolla Receptumin kouluttajat olivat kolmen päivän ajan auttamassa ongelmatilanteissa.”

Kun MAXX oli asennettu, apteekin oli aika muuttaa uusiin tiloihin.

“Minulla oli selkeä visio jo apteekkiluvan saatuani, että apteekin pitää sijaita siellä missä ihmisetkin, päivittäistavarakaupan yhteydessä. Siitä on paljon synergiaetuja apteekille. Kaupan luota löytyy myös riittävästi parkkipaikkoja niin henkilökunnalle kuin asiakkaillekin.”

Periaatteessa Nissilä olisi voinut ajoittaa muuton niin, että hän olisi aloittanut apteekkikauppojen jälkeen suoraan uusissa tiloissa, mutta hän halusi henkilökunnan mukaan suunnittelemaan.

“Moni asia olisi jäänyt varmasti huomioimatta, jos olisin toiminut yksin. Useammat aivot ovat tehokkaammat kuin yhdet. Näin ihmiset pääsivät myös paremmin vaikuttamaan omaan työhönsä ja arkeensa.”

Nissilästä on tärkeä kuunnella myös henkilökunnan hiljaisia viestejä. Niinpä esimerkiksi kalustuksen ergonomiaan kiinnitettiin suunnittelussa erityistä huomiota.

“Investointi sähkösäätöisiin pöytiin kannattaa, koska henkilökunnan työssäjaksaminen ja -viihtyvyys paranevat. Sivulausehuomiona kuulin myös, että työtuolit hiostavat, joten verhoilutimme ne kankaalla keinonahan sijaan. Pieniä asioita, jotka ovat lopulta merkittäviä.”

Korona toi ylimääräisen mutkan Tervahovin apteekin huhtikuiseen muuttoon. Saksalaiset Rowa-lääkerobotin asentajat eivät uskaltaneet tulla asennuskeikalle kuin vasta kesäkuussa.

“Se olikin oma souvinsa, kun selvittelimme, missä kaikki tavara säilytetään ennen lääkerobotin asentamista. Mutta siitäkin selvittiin yhteispelillä. Sovelsimme Receptumilta saatuja ohjeita myynninmukaisista varastopaikoista. Tavarat löytyivät helposti, kun varastopaikat oli merkitty MAXXiin tarkasti laatikon tarkkuudella. Henkilökunta sai osallistua myös robottitoimittajan valintaan, jotta he saivat varmasti mieleisensä työvälineen.”

Muuton yhteydessä Tervahovin apteekissa otettiin käyttöön myös noutolokerikko sekä MAXXiin integroitu vuoronumerojärjestelmä, jossa asiakas näyttää Kela-korttinsa viivakoodia lukijalle ja hänen tietonsa siirtyvät suoraan asiakaspalvelijalle.

“Lisäksi hankimme käsipäätteen, jolla inventointi sujuu nopeasti ja reaaliaikaisesti. Tekniset ovat tätä kiitelleet. MAXX säästää farmaseuttista työaikaa annosjakelussa noin yhden työpäivän verran viikossa entiseen ohjelmaan verrattuna. Annosjakeluasiakkaita on noin 300.”

Toimivaa on turha muuttaa. Muutoksen on aina tuotava jotain etua entiseen nähden. Muutos on osattava myös viestiä henkilökunnalle.

“Avoin keskusteluyhteys on tosi tärkeä, jotta ihmiset uskaltavat ja haluavat sanoa mielipiteensä. Se myös sitouttaa ihmiset muutokseen ja kehitystyöhön. On tärkeää keskustella, kuunnella ja viestiä asioista kaikissa muutoksen vaiheissa. Viestimisessä minulla on petrattavaa, kiireessä se saattaa unohtua.”

Liekö Nissälä tässä liiankin ankara itselleen? Hän sai edellisen apteekkinsa henkilökunnalta kiitosta nimenomaan johtamistaidoistaan. He määrittelivät hänet sekoitukseksi Harry Potterin Dumbledorea ja Taru Sormusten Herran Gandalfia: viisaaksi, kuuntelevaksi, sydämelliseksi, huumorintajuiseksi ja kärsivälliseksi. Muun muassa.

“Ei kai tuon parempaa palautetta voi saadakaan!”

Nissilästä onkin tärkeää, että kehitystyötä tehdessä voidaan myös seurata, miten muutos on toteutunut ja yhdessä asetetut tavoitteet saavutettu. MAXX on tässä isona apuna.

“MAXXin raportit ovat minulle tärkeä muutos- ja henkilöstöjohtamisen väline. Pystyn helposti seuraamaan, miten muutto on vaikuttanut esimerkiksi myynnin rakenteeseen tai asiakasvirtoihin eri aikoina. Raporttipohjia on myös helppo tallentaa ja viestiä niistä kaikille. Läpinäkyvyys on sekin tärkeää. Siksi meillä koko henkilökunta pääsee myös itse ottamaan raportteja ja tutkimaan samoja tietoja kuin minäkin.”

Anu Nissilä nauraa, että on jo odottanut henkilöstön kohta sanovan, että nyt riittävät muutokset hetkeksi. Mutta soraääniä ei ole kuulunut. Seuraavaksi Tervahovin apteekissa pureudutaan apteekin digitaalisuuden kehittämiseen ja muun muassa MAXXin hyödyntämiseen prosessien sujuvoittamisessa.

”MAXXissa on vielä paljon ominaisuuksia, joita emme ole hyödyntäneet. Esimerkiksi MAXX Hoitotiedon käyttöönotto sujuvoittaisi hoitokotien tilausten käsittelyä”, Anu Nissilä sanoo.