Näin Pellon apteekin varaston arvo laski mutta toimitusvarmuus parani

Apteekkari Anne Kiviniemi silmäilee tyytyväisenä Pellon apteekin valoisaa ja viihtyisää asiakastilaa. Vajaan vuoden aikana apteekkiluvan saamisesta on tapahtunut paljon, osin vaikeitakin asioita. Nyt, noin kuukausi uusiin tiloihin muuton ja järjestelmänvaihdon jälkeen, asiat ovat loksahtaneet paikoilleen todella hyvällä tavalla.

“Jouduimme lähtemään edellisistä tiloista vaikean sisäilmaongelman takia. Vanhassa apteekissa oli takunnut myös vanha apteekkijärjestelmä ja sen käyttö. Lääkevarasto ei kohdannut kysyntää ja taistelimme farmaseuttipulan kanssa käyttämällä vuokratyövoimaa”, Anne Kiviniemi kertoo.

Fiilis ei ollut hyvä.

Muutto uusin tiloihin oli selvä, kun olo kävi kaikilla liian tukalaksi. Samalla piti tehdä päätös apteekkijärjestelmän suhteen. Kiviniemi oli antanut mahdollisuuden käytössä olleelle apteekkijärjestelmälle, mutta käyttämisen vaikeus, hitaus ja puuttuvat toiminnot saivat hänet päättämään vaihtamisesta.

“Ongelma oli myös, että vuokrafarmaseutti ei osannut käyttää PD3:sta ja sen oppiminen vei liikaa aikaa ja hidasti asiakaspalvelua. MAXX muutti kaiken. Se on helppo ja nopeakäyttöinen, eikä reseptinkäsittelyssä tule koskaan virheilmoituksia”, Kiviniemi iloitsee. 

Hän kertoo, että kuukausi järjestelmänvaihdon jälkeen pitää välillä tarkistaa, onko asiakkaita yhä entinen määrä, koska jonoja ei synny. Apteekkariakaan ei enää tarvita apuna tiskin takana, vaikka asiakkaita on ollut jopa entistä enemmän.

Apteekkari Anne Kiviniemi ja farmaseutti Taina Mäkikyrö tekevät myyntitilausta MAXXilla.

Vaivaton järjestelmänvaihto

Itse järjestelmänvaihto sujui helposti.

“Minun ei tarvinnut kuin ilmoittaa tarvitsemani koneiden määrä. Kaikki muu sähköpistokkeiden sijainnin määrittelyä myöten hoitui Receptumin puolelta. He myös kilpailuttivat ja valitsivat meille huomattavasti aiempaa nopeammat ja edullisemmat tietoliikenneyhteydet”, Kiviniemi kertoo.

Pellon apteekkiin toimitettiin myös harjoittelukone ennen järjestelmänvaihtoa. Koulutuksesta huolehti Pellon alueella asuva Receptumin kouluttaja.

“Olin käyttänyt PD3:sta kolmisen vuotta, mutta kyllä MAXXin oppiminen tapahtui ihmeellisen nopeasti. Olen yli 60-vuotias ja ajattelin, että vissiin sitä vaan oppii vielä tämän ikäisenäkin”, kertoo farmaseutti Taina Mäkikyrö.

Hänelle MAXX on ollut positiivinen tuttavuus myös ominaisuuksiensa ansiosta. 

“Esimerkiksi se on ilahduttanut, että uusittavat reseptit voi MAXXissa hakea reseptintoimituksen jälkeen ja tulostaa kotisairaanhoidolle. Aiemmin reseptien uusimisen tarvetta piti seurata itse ja kirjoittaa muistilapuille”, Mäkikyrö sanoo.

Apteekkari Anne Kiviniemi ja farmaseutti Marita Maijala.

Lääkkeiden saatavuus parani myynninmukaisella tilauksella

Noin 4 500 asukkaan Pellossa apteekin asiakkaat ovat keskimääräistä iäkkäämpiä. Lapin maakunnassa, Ruotsin rajaseudulla sijaitsevaan apteekkiin matkustetaan jopa runsaan 50 kilometrin päästä. Hyvä asiakaspalvelu onkin todella tärkeää Anne Kiviniemen mukaan. 

“Asiakkaan on esimerkiksi saatava tarvitsemansa lääkkeet kerralla mukaan.”

MAXXin myynninmukaisen tilauksen avulla varasto on saatu vastaamaan alueen asukkaiden todellisia lääketarpeita. Aiemmin asiakkaat olivat ensin tilanneet ja sitten tulleet hakemaan tilatut lääkkeet. Varastossa oli myös ollut jopa kuukauden tarpeen verran paljon liikkuvia lääkkeitä, joita sai tukusta joka arkipäivä. Nyt järjestelmä seuraa aktiivisesti myyntiä ja ehdottaa tehtävät tilaukset sen mukaan. Vanhassa järjestelmässä varastoa piti seurata manuaalisesti.

“Vaikka olisi vain yksi harvinaisempaa lääkettä säännöllisesti käyttävä asiakas, hänkin tietää nyt saavansa lääkkeensä meiltä kolmen kuukauden välein. Vaikka lisäsimme uusia tuotteita varastoon, sen arvo on nyt pienentynt. Varttuneempi väki tulee apteekkiin usein naapurin kyydillä, taksilla tai asiamies hakee lääkkeet. Oma äitinikin on 86-vuotias ja tiedän, miltä tuntuu, jos joutuu tekemään ‘turhia reissuja’”, Kiviniemi sanoo.

Apteekkijärjestelmän on oltava renki eikä isäntä

Apteekkari Kiviniemen mukaan apteekkijärjestelmän on tuettava apteekin toimintaa. Sen pitää olla renki eikä isäntä ja puhua samaa kieltä kuin sen käyttäjät.

“Aiemmin meni liikaa aikaa itse järjestelmän käyttöön tai asioiden hakemiseen sen ulkopuolelta tai järjestelmän syövereistä. Nyt kaikki näkyy samalta näytöltä. Käyttäjäystävällinen MAXX tekee tärkeimmästä eli reseptintoimituksesta niin helppoa, että on aikaa keskittyä asiakaspalveluun paremmin”, sanoo farmaseutti Marita Maijala.

Maijala arvostaa MAXXin loogisuutta ja nopeutta. 

“Asiakaspalvelua ja työtä nopeuttaa esimerkiksi se, että Pharmaca Fennicaa, Tietotippaa ja  laskureita voi käyttää näppärästi reseptintoimituksen lomassa”, Maijala kuvailee.

Kiviniemi kiittelee sitäkin, että nyt esimerkiksi ostokerrat on helposti avattavissa ja korjattavissa, jos sattuisi tekemään virheen. Aiemmin se oli hankalaa ja söi aikaa.

“Ennen myös asiakkaan nimen saattoi muuttaa reseptinkäsittelyssä vahingossa, ihan huomaamattaan. Maxxilla se on onneksi mahdotonta”, hän lisää.

Niin apteekkari kuin farmaseutitkin pitävät erityisesti palvelutapauksien käytöstä.

“Otimme palvelutapaukset heti käyttöön. Näytölle tulee saman tien Kela-kortin lukemisen jälkeen tieto, onko asiakkaalla esimerkiksi saamatta tilattuja lääkkeitä”, Kiviniemi kertoo.

Laskutuskin hoituu käden käänteessä

Myös pankkiasiat hoituvat Kiviniemen mukaan nyt sujuvammin.

“PD3:lla tiedostoja piti leikata ja siirrellä. Piti muuttaa niiden nimiä ja hakea ne ohjelmaan, ennen kuin sai viitenumerolla maksettavat laskut kuntoon. Nyt MAXX tekee tämän puolestasi”, Kiviniemi toteaa.

Laskuttaminen oli apteekkarin mukaan aiemmin niin hankalaa, että vain yksi apteekissa osasi sen tehdä. 

“Se teki meistä haavoittuvia. MAXXissa laskutusasiakkaita voi hoitaa kuka tahansa apteekissa, koska se on nopeaa ja helppoa”, apteekkari lisää.

Pellon apteekki onkin nyt Kiviniemen mukaan entistä paremmassa kunnossa.

“Pystymme keskittymään asiakkaaseen, kun järjestelmää on helppo käyttää ja kaikki tieto on helposti löydettävissä. Itsellekin jää aikaa kehitystyöhön.”