Nokian 1. apteekissa haluttiin eroon sirpaleisesta työstä, joka kuormitti farmaseutteja. Kun hoitokotien lääketoimitukset alettiin tehdä MAXX Hoitotiedon avulla, työmäärä ja stressi vähenivät merkittävästi.
Asiakas
Apteekki
Nokian 1. apteekki
Apteekkari
Minna Villo
Henkilökunta
11 työntekijää
Reseptuuri
Noin 90 000 reseptiä vuodessa
Kun Minna Villo aloitti lokakuussa apteekkarina Nokian 1. apteekissa, hän halusi ensi töikseen katsoa, että apteekin työprosessit ovat kunnossa.
Nokian keskustassa sijaitsevalla kivijalka-apteekilla on paljon iäkkäitä asiakkaita. Heitä käy tiskillä mutta asiakkaita on runsaasti myös hoitokodeissa, joihin toimitetaankin viikoittain lääke- ja tavaralähetyksiä apteekista.
“Yksi ongelma oli, että farmaseuteilla ei tahtonut aika riittää kaikkeen tekemiseen. Huomasimme nopeasti hoitokotien lääketilauksiin menevän kohtuuttoman paljon aikaa”, Villo kertoo.
Tähän ongelmaan oli onneksi MAXXissa valmis ja ilmainen ratkaisu: MAXX Hoitotieto, joka mahdollistaa keskitetyn ja reaaliaikaisen yhteydenpidon ja tilausten tekemisen apteekin ja hoitokotien välillä.
Farmaseutti Tiina Leppänen kertoo, että hoitokotien lääketilausten organisoiminen uudella tavalla vähensikin työmäärää huomattavasti.
Farmaseutti Tiina Leppänen käyttää MAXX Hoitotietoa tilausten organisoinnissa ja yhteydenpidossa hoitokoteihin.
Paperilla ja puhelimitse tehdyt tilaukset kuormittivat
Hoitokodit tekivät aiemmin lääke- ja tavaratilauksia kerran viikossa. Paperinen lista tarvittavista lääkkeistä annettiin samalla, kun edellinen tilaus toimitettiin paikan päälle. Minna Villo huomasi, että tämä oli liian aikaisin, sillä korjauksia ja peruutuksia tilauksiin tulee väistämättä pitkin viikkoa. Toisinaan lääkehoito keskeytyy tai uusi aloitetaan. Joskus annostusta tai lääkettä muutetaan.
“Kun tilauslistaan tuli useita muutoksia viikon aikana, jokainen muutos tarkoitti puhelua ja keskeytystä muuhun työhön. Puhelun jälkeen piti vielä käydä tekemässä muutos listaan”, Tiina Leppänen kertoo.
Virheitäkin sattui. Hoitokodissa saatettiin katsoa tyhjää pilleripurkkia ja tilata uutta lääkettä, vaikka joku oli jo soittanut tarpeesta. Sitä ei vain aiemmin ollut helppo tarkistaa mistään.
“Eniten molemmissa päissä kuormitti sähellys, kun asioita ei hoidettu systemaattisesti”, Villo summaa.
MAXX Hoitotieto selkeytti tilausprosessin
“Järjestimme tapaamisen MAXX Hoitotiedon käyttöönotosta hoitokoteihin. Mukaan tuli myös Receptumin kouluttaja Miia Träff. Vaikka etukäteen reaktio oli, että taasko uusi ohjelma, mieli suli todella nopeasti myönteiseksi. Hoitokotien hoitajat olivat itse asiassa innoissaan siitä, kuinka heidän työnsä helpottuisi hoitokotiliittymän avulla”, Tiina Leppänen kertoo.
MAXX Hoitotieto otettiinkin saman tien käyttöön hoitokotien kanssa Nokian 1. apteekissa. Nyt eri hoitokodeilla on porrastetusti tiedossa viimeiset ajat, jolloin kaikki tilaukset ja muutokset pitää olla kirjattuna viikoittaista kuljetusta varten. Muutoksia ja uusia tilauksia MAXX Hoitotietoon voi päivittää tätä ennen aina silloin, kun aikaa on ja kullekin sopii. Tämä nopeuttaa ja suoraviivaistaa toimintaa hoitokodissa, eikä tietojen päivittäminen ole enää apteekin ajasta pois.
“Myös me voimme apteekissa käsitellä tilaukset nyt kerralla silloin, kun on rauhallisempi hetki asiakaspalvelussa. Näin lääketilausten toimittamiseen menee lopulta myös vähemmän aikaa kokonaisuudessaan. On myös tiskillä käyvien asiakkaiden etu, että voimme keskittyä heidän asioihinsa sataprosenttisesti, kun hoitokotien puhelut eivät enää keskeytä palvelua”, Leppänen sanoo.
Myös apteekkari Villo on tyytyväinen MAXX Hoitotiedon käyttöönoton tuomiin etuihin. Kun aikaa jää enemmän asiakaspalveluun, apteekissa käyvien asiakkaiden lisäksi hoitokoditkin hyötyvät. Farmaseuttien työ on myös mielekkäämpää ja vähemmän stressaavaa, kun se on hyvin organisoitu, eikä turhia keskeytyksiä tule.
“Ei ole esimerkiksi iso juttu lähteä viemään kiireistä antibioottilähetystä, kun hoitokotien perustilaukset sujuvat taustalla mutkattomasti. Asiakaspalvelu paranee, kun on enemmän aikaa.”
Lue lisää: MAXX Hoitotieto
