Lakimuutokset toivat apteekeille taloushaasteita: hyvät työkalut auttavat Sirpa Peuraa apteekkiensa johtamisessa

Vuodenvaihteessa voimaan tullut lääketaksan ja katteiden pieneneminen on ajanut monen apteekin talouden ahtaalle. Tulovirran pienenemistä kompensoimaan asetettu apteekkiveron kevennys toi hieman helpotusta tilanteeseen, mutta apteekkitalouden hoitaminen on silti vaatinut lukujen tarkastelua ja seuraamista todellisella pieteetillä.

Lahdessa Lähiapteekki Sykettä johtava apteekkari Sirpa Peura luotsaa lukuihin perustuen pääapteekkiaan ja sen kahta sivuapteekkia Ahtialassa ja Kiveriössä.

–Viime syksynä lainsäädännön muutosta miettiessä tulevaisuus näytti todella synkältä, koska minulla on paljon kalliiden lääkkeiden käyttäjiä asiakkaina. Olinkin todella helpottunut apteekkiveron keventämisestä. Taksaleikkaus olisi ollut todellinen katastrofi, jos se olisi tehty ilman apteekkiverokompensaatiota, Sirpa Peura muistelee ja jatkaa:

–Apteekkitalous on vaikea laji. Varsinkin isommissa apteekeissa on kyse isoista summista ja useiden ihmisten työpaikoista.

Apteekkari Sirpa Peura varautui lakimuutoksiin hyvissä ajoin.

–Halusin selvitä tilanteesta sillä tavalla, että kaikki saavat pitää työpaikkansa ja apteekin toiminta jatkuu niin, etteivät asiakkaat huomaa mitään muutosta, Peura kertoo.

Katse kohdistettiin varastonhallintaan.

–Apteekin raha on sidottuna lääkevarastoon. Se on pidetty kattavana aina, mutta lakimuutosten myötä varastoa alettiin pienentää hallitusti. Uskon, että kaikki apteekit ovat joutuneet miettimään lääkevarastonsa suuruutta ja hallintoa, jotta talous pysyy tasapainossa, apteekkari sanoo.

Apuna valmistautumisessa oli MAXX Business -työkalu, jonka avulla Peura pystyi tarkastelemaan kaikkien kolmen toimipisteensä lukuja.

–Pystyn hallinnoimaan valikoimia MAXX Busineksella paremmin kuin jos kävisin erikseen hakemassa tietoja jokaisesta yksiköstä.

Peura käy säännöllisesti tarkistamassa, miten apteekeilla menee.

–Näen työkalun kautta kaikki tärkeimmät tunnusluvut, myynnit ja katteet. Voin eritellä reseptilääkkeet, itsehoitolääkkeet sekä vapaakaupan myynnin ja tarkastella niitä konaisuutena tai kaikkia myyntejä yhdessä ja erikseen, Sirpa Peura kuvailee.

Sirpa Peuran jokaisella apteekilla on oma erilainen asiakaskuntansa, joka määrittää apteekkien yksilölliset tarpeet. Olennaisimpia tunnuslukuja seuraamalla Peura hoitaa itsehoitotuotteiden ja lääkkeiden varastoa ja varmistaa, että varastossa on juuri sopivan verran tuotteita.

Apteekkiarjen pyörittämisessä auttaa MAXX-osaaminen, jota löytyy erityisesti Peuran proviisorilta.

–Minulla on erinomaisen hyvä proviisori, Koljosen Petri, jonka kanssa käymme MAXXia läpi. Petri osaa MAXXin läpikotaisin vaikka unissaan! Sirpa nauraa.

–Olemme käyneet valmistekohtaisesti läpi, mitkä ovat meidän tilausmenettelymme kyseisten tuotteiden kohdalla ja olemme saaneet asiat toimimaan tosi hyvin. Apteekin varastonhallinta vaatii jatkuvaa hoitoa, jotta se saadaan toimimaan.

Tuotevalikoimaa pystyy koordinoimaan toimipisteiden kesken. Sirpa Peura muun muassa seuraa, miksi joku tuote liikkuu yhdessä apteekissa ja muualla ei. Ostojen tekeminen helpottuukin, kun tietää jo ennakkoon, millä tavalla valikoima liikkuu kaikissa yksiköissä.

MAXXin ominaisuuksista erityiskehuja kerää myös intra, joka toimii Peuran apteekeissa apteekkitiimin tiedonvälitysalustana.

–MAXXintra helpottaa johtamista ja tiedon kulkua.

Ahtaalle pakottavat muutokset ovat samalla aina mahdollisuuksia parempaan. Sirpa Peura heittäytyi täysillä muutoksen aikaan – ensin koronan johdosta ja nyt lakimuutosten edessä. Pääapteekki remontoitiin perinpohjaisesti vuonna 2021 ja nyt molemmat sivuapteekit ovat remontissa.

-Aina täytyy uudistua. Me poistimme esimerkiksi vanhat puoliautomaattiset robotit ja tunnistimme kaikki muutkin ylimääräiset kustannukset ja poistimme ne, apteekkari Peura kertoo.

Myös hyllyjä ja tekniikkaa aiotaan uudistaa. Ostajan polkua kuljetaan ajatuksella ja se viitoittaa tilaratkaisuihin, kuten uuden oviaukon avaamiseen toisessa sivuapteekissa.

–Oviaukon kautta pääsee jatkossa sisälle suoraan S-Marketista, eikä asiakkaiden tarvitse enää tulla apteekkiin ulkokautta. Todella innokkaasti odotan, näkyykö se asiakasmäärässä, Peura kertoo.