Apteekkiprosessit päivitettiin järjestelmänvaihdon yhteydessä

“Kun aloitin Tori-Apteekin apteekkarina 2018, henkilökunnan ensimmäisiä kysymyksiä oli, tuleeko meille järjestelmänvaihdos ja jos, niin mihin järjestelmään”, kertoo apteekkari Jukka Niemi Hämeenlinnan Tori-Apteekin takahuoneessa. 

“Minulla ei ollut valmista esitystä uudeksi järjestelmäksi. Halusin, että mietimme ensin yhdessä, miten apteekin prosesseja kannattaisi muuttaa ja valitsemme muutosta tukevan järjestelmän vasta sen jälkeen”, hän sanoo.

Päätös MAXXin valinnasta oli lopulta äärimmäisen helppo,

“Receptumin myyjät ovat alan asiantuntijoita, jotka ymmärtävät syvällisesti apteekkien tarpeita. He paneutuivat huolellisesti tarpeisiimme ja muutostoiveisiimme. Saimme nähdä monipuoliset ja hyvin valmistellut demot sekä tutustua perusteellisesti MAXXin toiminnallisuuksiin ennen päätöstä”, Niemi kertoo.

Kaikki irti järjestelmänvaihdosta

Orionin, Oriolan ja Yliopiston Apteekin johtotehtävissä aiemmin toiminut apteekkari Niemi on ollut mukana isoissa järjestelmänvaihdoissa ja tietää, miten niihin kannattaa valmistautua.

Niemen mukaan ennen vaihdosta kannattaa paitsi tutustua hyvin tarjolla oleviin vaihtoehtoihin, myös miettiä, miten omaa toimintaa voidaan kehittää uuden järjestelmän avulla. Näin uudesta järjestelmästä saadaan mahdollisimman suuri hyöty heti.

“Kun olimme valinneet MAXXin, laadimme kattavan koulutussuunnitelman. Jo koulutuksessa huomioitiin tulevat muutokset apteekin prosesseissa”, Niemi selittää.

Hämeenlinnan Tori-Apteekissa oli tehty valittuihin prosesseihin esiasennukset, joita päästiin harjoittelemaan koulutuskoneella.

“Teimme tarvittavat esiasennukset liittyen esimerkiksi kanta-asiakkuuteen, hinnoittelukoodeihin ja varastonhallintaan”, Niemi kertoo.

Koulutus antoi hyvät valmiudet MAXXin käyttöön

Koulutuspaketteja oli kolmessa vaiheessa ennen järjestelmän vaihtoa.

Proviisori Hanna Haataja aloitti Tori-Apteekissa kesäkuussa, kun koulutukset olivat jo käynnissä. Hänellä on kokemusta parista aiemmasta järjestelmänvaihdosta.

“Meillä oli todella hyvä oppimisympäristö, joka vastasi todellisia tilanteita apteekissa.Koulutuskokonaisuus oli myös pilkottu sopiviin annoksiin harjoitustehtäviä ajatellen. Kouluttajat olivat ammattitaitoista porukkaa ja saimme vielä hyvän kertauksen ennen uuteen siirtymistä”, Haataja kertoo.

Järjestelmänvaihto tapahtui yhdessä yössä elokuussa. Ovella ollut “Otamme käyttöön uutta tietojärjestelmää” -lappu ei ehtinyt kauan vanheta, kun se jo poistettiin, koska kaikki oli mennyt nappiin.

Haataja on innoissaan erityisesti kätevistä palvelutapauksista, jotka helpottavat kaikkien arkea, eikä tarvitse pelätä irrallisten muistilappujen katoamista. Raportointien havainnollisuus saa myös Haatajalta kiitosta: “Ei tarvitse erityistaitoja tulkita selkeitä graafeja.”

Farmaseutti Mari Laihotie (vas.) ja proviisori Hanna Haataja ovat tyytyväisiä järjestelmänvaihdon ja koulutuksen avulla parannettuihin apteekkiprosesseihin.

Järjestelmän hyödyt heti käyttöön

Uuden järjestelmän myötä Tori-Apteekissa päästiin heti ensimmäisestä päivästä lähtien tekemään asioita uudella tavalla ja aikaa ja vaivaa säästäen.

Annosjakelua Tori-Apteekilla on paljon ja siinä uuden järjestelmän hyödyt näkyivät heti ajan säästönä. Lääkemuutoksien ja -tilauksien hallinta helpottui Niemen mukaan suuresti. 

“Myös varastonhallinta parani MAXXin modernien ominaisuuksien ansiosta. Olimme miettineet jo ennen asennusta muun muassa hälytysrajoja eri tuoteryhmiin.”

Myös farmaseutti Mari Laihotie iloitsee MAXXista, joka on nopeuttanut työtä.

“Olen työskennellyt 30 vuotta samalla, vanhalla apteekkijärjestelmällä, mutta muutos oli silti kivuton ja helppo. Kouluttajat olivat farmaseutteja ja ymmärsivät hyvin ja käytännönläheisesti työtämme ja tarpeitamme. MAXX on looginen ja helppo käyttää”, Laihotie summaa kokemuksensa.

“Ohjelman asennus ja käyttöönotto sujuivat loistavasti. Olen nähnyt monia järjestelmänvaihtoja ja tämä oli ehdottomasti paras ikinä”, Jukka Niemi sanoo.

Niemen mukaan jo puolessatoista kuukaudessa MAXXiin vaihdon höydyt näkyvät ajansäästönä. Annosjakelussa se on jo kymmeniä prosentteja viikotasolla. Myös taloushallinto ja laskutus ovat helpottuneet.

MAXXin mahdollisuuksien hyödyntäminen ei tähän lopu Tori-Apteekissa.

“Mitä tutummaksi järjestelmä tulee, sitä syvemmälle menemme ominaisuuksiin. Näin saamme siitä irti yhä enemmän.”

Apteekkari Jukka Niemen apteekissa järjestelmänvaihdosta otettiin kaikki hyöty irti.