Apteekkikatsastus paljastaa kehitystarpeet ja kipukohdat

Takahuoneesta on kadonnut väliseinä tulevan lääkerobotin alta ja lattia odottaa uutta pinnoitetta. Hakunilan apteekissa on remontti meneillään. Muutoksia on tehty siitä asti, kun uusi apteekkari Katja Keskiaho aloitti työnsä syksyllä 2017.

Keskiaho tiesi heti, että paljon uudistettavaa on. Myös proviisori Sirpa Fallström oli hänkin juuri hoitovapaalta palanneena täynnä intoa uudistuksiin.

”Fyysisen remontin lisäksi myös asiakasprosessit ja monet toimintatapamme vaativat uudistamista”, Keskiaho kertoo.

”Uusimme koneet heti alkajaisiksi ja jo siinä vaiheessa huomattiin, että esimerkiksi reseptiloosien kassakoneista olisi aika luopua ja siirtyä moderniin ulosmenokassaan. Se oli vasta alkua uudistuksille”, Keskiaho muistelee vauhdikasta alkuaan uudessa apteekissa.

Järjestelmän analyysi auttaa tuloksen parantamisessa

Koska ennen uudistamista pitää kartoittaa lähtötilanne, apteekkari ja proviisori kutsuivat Receptumilta Harri Maskon avukseen. Masko teki apteekissa niin kutsutun apteekkikatsastuksen. Se aloitettiin käymällä läpi apteekkijärjestelmästä raportteja, jotka kertoivat tehokkuuden ja toiminnan tasosta, kehitystarpeista ja kipupisteistä.

Pelkkä järjestelmäanalyysi paljasti heti useita kehityskohtia, joita parantamalla apteekin tulosta ja toimintaa saataisiin monta pykälää paremmaksi. Tärkeimpinä näistä Keskiaho ja Fallström pitävät varastonhallintaan liittyviä asioita.

Eroon tehottomista toimintatavoista

Katsastus on hyvä tehdä paikan päällä, sillä silloin kokonaisuus hahmottuu parhaiten. Viekö laskutus liikaa aikaa, vaikka sen voisi tehdä 15 minuutissa? Tökkiikö jokin tavaranpurussa ja aiheuttaa resurssiongelmia?

”On hyvä ottaa apteekin ulkopuolinen tarkastelemaan kriittisesti toimintaa. Sillä tavalla saa paitsi ehkä vahvistusta omille ajatuksille myös ihan uusia ajatuksia uudistamiseen ja kehittämiseen”, Keskiaho pohtii.

Hakunilassa katsastukseen meni paikan päällä puoli päivää, minkä jälkeen he saivat raportin kehityskohdista. Apteekki tilasi myös saman verran lisäkoulutusta. Keskiaho ja Fallström uskovat, että hyöty käytetystä ajasta on moninkertainen pitkälle tulevaisuuteen, sillä “muutos ja kehittäminen on pysyvä tila, jos haluaa kasvaa”.

Molemmat ovat myös iloisia siitä, että katsastuksen ansiosta he saavat nyt apteekkijärjestelmästä entistä enemmän hyötyä. Katsastusraportti on heidän mielestään myös hyvä tuki, kun pohditaan yhdessä henkilökunnan kanssa apteekin kehittämistä.

Apteekkikatsauksen opit

Keräsimme Hakunilan apteekkikatsastuksen tärkeimmät opit, jotka viedään koulutuksen myötä käytäntöön.

1. Tilaustapa myynninmukaiseksi

Jos varastoon näyttää jäävän liikaa seisovaa tavaraa tai asiakas ei saa tilaamatta tarvitsemaansa tuotetta, on syytä siirtyä myynninmukaiseen tilaukseen. Kun varasto on myynninmukainen, se palvelee sekä asiakasta että apteekkia. Asettamalla parametrit ja hälytysrajat kohdilleen, hoitaa MAXX varastohallinnan automaattisesti.

2. Hyllypaikkojen systemaattinen nimeäminen ja fiksu tuotesijoittelu

Varastopaikat kannattaa nimetä systemaattisesti niin, että listaukset on helppo hakea nimen mukaan niin resepti- kuin palveluvalikoiman puolelta. Näin myyntiäkin on helpompi seurata tarkemmin. Hyllyjen nimeämisen yhteydessä on hyvä miettiä myös tuotesijoittelua ja nimetä palveluvalikoiman puolelle hyllyvastaavat. Nämä suunnittelevat hyllyjen sisältöä ja esillepanoa myyntilistauksia seuraamalla.

3. Suosittelu tavaksi

Koneelta näkee helposti, kuinka paljon reseptiasiakkaille on suositeltu ja kuinka paljon he ovat ostaneet oheistuotteita. Jos tulos näyttää vähäiseltä, on jo syytä valpastua ja kiinnittää huomiota asiakaspalvelun prosesseihin.

4. Tuotteiden hinnoittelu kertoimilla

Jos huomataan, että apteekilla on paljon kalliita tuotteita, jotka meinaavat jäädä myymättä, voi myyntiä lisätä porrastetuilla hintakertoimilla. Myynnin rakenteesta on helppo kaivaa esiin eri hintaluokkien myyntimäärät ja katteet. Näin saadaan kalliit tuotteet halvemmiksi ja edullisemmista enemmän katetta.

5. Eroon turhista lipuista ja lapuista

Kannattaa ottaa erilaisten lippujen, lappujen ja tilauskirjojen sijaan käyttöön palvelutapaukset. Niihin voi kirjata kaiken tarpeellisen esimerkiksi asiakkaalle tilatuista lääkkeistä, niiden toimituksesta ja maksuista tai vaikka erityisluvallisista lääkkeistä ja mahdollisista soittopyynnöistä. Palvelutapauksilla asiakkaan tiedot saadaan heti esiin kela-kortilla ja ne ovat niitä tarvitsevien saatavilla koneelta.