Monessa apteekissa työvuorot suunnitellaan edelleen taulukko-ohjelmalla ja vuorojen sopimiset ja vaihtamiset tapahtuvat sähköpostitse. Toisinaan muutoksia tulee paljon ja niiden hallinnointiin menee aikaa ja energiaa. Se kasvattaa myös virheiden mahdollisuutta: Mistä oikein sovittiin ja kuka tulee töihin milloinkin?
Helpotusta työvuorojen suunnitteluun on kuitenkin tarjolla. Receptum on suunnitellut HRSuunnin kanssa ohjelmistosta apteekkialan erityispiirteet huomioivan version työvuorosuunnitteluun. HRSuunti-ohjelmisto on osa Receptumin myymiä palveluja apteekeille.
HRSuunti on myös vuokratyövoimaa pääkaupunkiseudun apteekeille välittävän Profare Oy:n käytössä.
“Koska ohjelmisto on räätälöity apteekeille, se tuntee yleisimmät apteekkien käyttämät palkanlaskentaohjelmat, alan työehtosopimuksen, lomat ja lisät. Niinpä esimerkiksi palkanlaskija saa ajantasaiset tiedot kunkin työntekijän tekemistä vuoroista sekä muut tarvittavat raportit nappia painamalla”, Profaren liiketoimintajohtaja Ville Oinio sanoo.
HRMobi hyödyttää erityisesti työntekijöitä
HRSuuntia käytetään nettiselaimella, eikä erillisiä ohjelmistoja tarvitse ladata. Ohjelmistoon kirjautumisen jälkeen työvuoroja pääsee luomaan ja hallinnoimaan. Keskustelut työvuoroista tapahtuvat ohjelman sisällä, joten kaikki ovat koko ajan kartalla siitä, mitä vuoroista on sovittu.
HRSuunnin parina toimii HRMobi, joka on työvuorosuunnitteluohjelman käyttöliittymä puhelimessa. Se toimii myös tabletilla ja kotitietokoneella. HRMobilla voi tarkastella työvuorojaan vaikka bussimatkalla töihin.
HRMobista työntekijät näkevät omat työvuoronsa ja sen kautta voi myös esittää vuorotoiveita. Näin joskus monipolviseksikin pitenevää meilikeskustelua työvuoroista ei tarvitse käydä, ajantasainen tieto pysyy selkeästi yhdessä paikassa.
Työvuorosuunnittelija voi myös tarjota HRMobin kautta vapaita vuoroja työntekijöille.
HRExtra on kanava vuokratyöfirman ja apteekin välillä
Vuokratyöntekijöitä apteekeille välittäville yrityksille on kehitetty HRSuunti-ohjelmistoon uusi HRExtra-toiminnallisuus. Se on käyttöliittymä, jonka kautta vuokrafirma ja apteekki voivat sopia työvuoroista ja niihin tulevista työntekijöistä.
“HRExtra-käyttöliitymässä vuokrafirma pääsee merkitsemään apteekin työvuorolistoihin, mihin vuoroihin heillä on tarjota työntekijöitä ja myös sen, kuka työntekijä vuoroon tulee”, Ville Oinio sanoo.
Apteekille on tärkeä tietää, kuka vuoron tulee tekemään – Onko kyseessä vanha tuttu, vai uusi kasvo, jolle pitää luoda salasanoja esimerkiksi? Tiedon perusteella työvuorosuunnittelija osaa huomioida, keitä muita vuorossa on hyvä olla töissä, jotta apteekin arki sujuisi mahdollisimman hyvin.
Jos HRSuuntia käyttävä apteekki ottaa siis käyttöönsä myös HRExtran, vuokratyön tilaaminen ja työvuorojen suunnitteleminen helpottuvat. Sähköpostiviestittely jää pois myös apteekin ja vuokratyöfirman välillä.
“Säätämistä on vähemmän, samoin virhemahdollisuuksia. Ja ennen kaikkea asioista pystytään sopimaan nopeammin”, Oinio painottaa.
Sujuvuutta vuokratyön tilaamiseen
Moni apteekki tekee Profarelle tilauksen edelleen sähköpostitse tai puhelimitse, kun apteekissa tarvitaan lisätyövoimaa. Jos tilatut työvuorot sattuvat kesken kaiken vaihtumaan tai joku vaikkapa sairastuu, työvuorolistoihin on tehtävä muutoksia kummassakin päässä. Silloin virheiden mahdollisuus tuplaantuu.
“Jos HRExtraa ei käytetä, kirjaukset vuokratyöntekijöiden vuoroista tehdään manuaalisesti Profaren omaan työvuorolistaan ja apteekki saa tiedon vuoroihin tulevista profarelaisista sähköpostitse. Rivien kanssa pitää olla todella tarkkana. Samoin oikean tiedon löytäminen viestiketjuista vie aikaa. HRSuunnin ja HRExtra-lisätoiminnon avulla tiedot siirtyvät suoraan apteekin työvuorolistoihin”, Oinio sanoo.
Oinio toivoisikin, että mahdollisimman moni apteekki ottaisi HRSuunnin kaveriksi HRExtran. “Se helpottaisi ja parantaisi apteekin arjen suunnittelua huomattavasti.”
