Töihin on kiva tulla, kun apteekkijärjestelmä toimii

MAXX on ollut Pihtiputaan apteekissa käytössä puoli vuotta. Yksi merkittävimmistä syistä vaihtaa apteekkijärjestelmää oli se, että apteekkari Anri Nyyssönen halusi henkilökunnalleen työrauhan.

“Töihin pitää voida tulla hyvillä mielin myös maanantaisin. Se ei onnistu, jos täytyy pelätä, käynnistyykö apteekkijärjestelmä vai ei”, Anri Nyyssönen sanoo.

Apteekkijärjestelmän vaihdolle pd3:sta MAXXiin oli koko henkilökunnan tuki. Heillä on kokemusta useista eri järjestelmistä. Tosin Nyyssösen mukaan MAXX on helppo ottaa käyttöön, vaikka sen toimintaa ei entuudesta tuntisikaan: Järjestelmä kun neuvoo käyttäjäänsä.

“Ja mikä parasta, MAXX on toimintavarma. Päivityksetkin tehdään itse, mikä lisää oman työn hallinnan tunnetta. Järjestelmään tehtyihin parannuksiin ei tarvitse odottaa päivityksiä pilvestä, vaan Receptumilta tulee selkeä ilmoitus ja ohjeet, kuinka asia hoidetaan.”

“Tietotekniikan kanssa säätämisen sijaan meillä on nyt energiaa ja resursseja kehittää oikeasti apteekin toimintaa”, Nyyssönen iloitsee.

Pihtiputaan apteekin henkilökunta kertoo MAXXin hyvistä puolista innolla. Erityistä kiitosta järjestelmä saa apteekkarinkin mukaan selkeistä raporteista ja etenkin niiden vaivattomasta ja selkeästä tulostamisesta.

“MAXXin myötä kuunvaihde ei enää nosta hikikarpaloita otsalle. Meidän ei tarvitse pähkäillä, miksi raportit eivät tulostu halutunlaisina. Ne ovat sen sijaan selkeitä ja tulostuvat vaivatta juuri niin kuin pitää.”

Reseptinkäsittelykin saa kiitosta. Reseptiä pääsee tarvittaessa helposti korjaamaan osana asiakastilannetta ilman, että apteekkijärjestelmä menisi siitä sekaisin.

“On myös näppärää, kun keskeneräiset työt voi jättää rauhassa takahuoneeseen ja kirjautua yhtä kuvaketta klikkaamalla uudelle koneelle myymälätilassa. Näin äkilliset ruuhkat selvitetään jouhevasti ja myös vuoronumerottomat itsehoitoasiakkaat pääsevät asioimaan henkilökunnan kanssa joustavasti.”

Käytännön apteekkityö on MAXXin myötä yksinkertaistunut ja henkilökunta voi keskittyä enemmän asiakkaaseen apteekkijärjestelmän koukeroiden sijaan.

”Palvelutapausten myötä erilaisista muistilapuista on voitu luopua. Nehän olivat myös mahdollinen tietosuoja- ja tietoturvariski”, toteaa Pihtiputaan tietosuojavastaava, proviisori Emmi Nieminen. ”Ja asiakkaalle jää mukava tunne yksilöllisestä palvelusta, kun hänelle lähetetään tekstiviesti saapuneesta tuotteesta,” täydentää apteekkari.

Pihtiputaalaiset ovat huomanneet myös annosjakelun palveluketjun muuttuneen enemmän asiakkaita palvelevaksi. Tilauksia voi muuttaa joustavasti, eikä apteekissa ole enää tiettyä kellonaikaa, jonka jälkeen muutokset tilauksiin olisivat mahdottomia.

Ylipäätään tilausten teko ja tavaranpurku ovat helpottuneet, kun niihin liittyvät tiedot näkyvät kaikki samalta tietokoneen ruudulta. Työvaiheita ja klikkailuja on vähemmän, sillä esimerkiksi sähköisten lähetteiden käyttö helpottaa ja yksinkertaistaa tavaroiden vastaanottamista. “Tämä on myös työergonomia-asia”, painottaa Nyyssönen.

Joustavuutta työn suunnitteluun on tuonut myös yksinkertaisesti ja nopeasti hoituva laskutus. “Siihen liittyviä toimia voi tehdä pitkin kuukautta, jolloin laskutusasiat eivät kasaudu yhdelle päivälle. MAXX neuvoo tässäkin loogisesti, mikä lisää varmuutta ja uskallusta käyttää ohjelmaa”, kertoo laskutusvastaava, farmanomi Oili Sainkangas.

Nyyssönen on huomannut, ettei help deskiin tarvitse tukeutua enää yhtä usein kuin aiemmin. “Pitää kyllä antaa kiitosta Receptumin help deskille. Siellä selvästi ymmärretään apteekkityötä ja osataan neuvoa, miten MAXX on siinä parhaiten apuna.”

Uuden apteekkijärjestelmän myötä Pihtiputaan apteekki liittyi Avainapteekki-ketjuun ja 30 kilometrin päähän Muurasjärvelle perustettiin palvelupiste. Nyt asiakkaita totutetaan uuteen kanta-asiakasohjelmaan ja uudenlaisiin kampanjoihin proviisori Niemisen ja lääketeknikko Anni Nissisen muodostaman kampanjatiimin vetämänä.

“Kampanjoiden suunnittelu ja toteuttaminen on helpottunut huimasti. Aiemmin kampanjoissa meni runsaasti aikaa tekniseen suorittamiseen ja tuotteiden klikkailemiseen. Nyt säästynyt aika voidaan käyttää luovemmin, miettiä itse kampanjaa ja esillepanoa sekä some-markkinointia. Myös tulosten seuranta on palkitsevaa MAXXin helppokäyttöisen raportoinnin ansiosta”, tiimiläiset summaavat.

Pikakampanjatkin onnistuvat.

“Jos vaikka huomaamme, että varastoon on jäänyt jotain tuotetta, niin ne saadaan liikkeelle nopealla kampanjalla. Olemme aiempaa enemmän ajan hermolla. Asiakkaatkin ovat huomanneet tämän ja osaavat pistäytyä katsomaan, mitä uutta meillä on tarjolla tällä viikolla.”

Pihtiputaalla tehdyt muutokset näkyvät puolen vuoden kokemuksella myös myynnissä. Se on parantunut ainakin 8 prosenttia. Nyyssönen painottaa, että nyt vasta luodaan pohjaa tulevaisuuden menestykselle.

“Voimme keskittyä henkilökunnan kanssa aidosti toiminnan kehittämiseen, eikä asioita tarvitse miettiä järjestelmä edellä. MAXX tukee kehittämistä. Meillä jää sisäisille palavereille ja kouluttautumiselle enemmän aikaa ja energiaa.”

Ylipäätään MAXXin ansiosta Pihtiputaalla voidaan hyödyntää ihmisten osaamista mielekkäästi. “Apteekkiosaaminen meillä on toki ollut hallussa aiemminkin, mutta MAXXin myötä saamme ihmisten laaja-alaisen osaamisen käyttöön. Se parantaa työmotivaatioita ihan kaikilla”, Nyyssönen painottaa.

Entä sitten tulevaisuus?

“Nyt keskitymme kehittämään muun muassa kanta-asiakasohjelmaa ja tutkimme, mitä raportit kertovat asiakasvirroista ja -määristä. Kenties parannamme palveluamme entisestään aukioloaikoja muuttamalla, tai perustamme esimerkiksi toisen palvelupisteen Muurasjärven lisäksi”, Anri Nyyssönen haaveilee.