MAXX lean-johtamisen tehokkaana apurina

“Onnistumiset!, Miten menee?, Mitä kehitettävää?, Mitä seurattavaa?”

Siinä muutamia otsikoita Nummelan apteekin päivittäistyöskentelyä ohjaavalta taululta. Sen ääreen nummelalaiset kerääntyvät muutaman kerran viikossa pienissä ryhmissä johtavan proviisorin Tanja Kortelaisen tai vuoroesimies Juuso Luukkosen johdolla.

“Taulun äärellä kasvokkain kohtaaminen on tärkeää, sillä se luo yhteishenkeä. Lisäksi onnistumisista, epäkohdista ja kehitettävistä asioista on hedelmällistä keskustella tuoreeltaan yhdessä. Käymme ajankohtaisia asioita läpi, keskustelemme toimintatavoista ja jokainen voi napata suoritettavakseen jonkun tehtävän. Tarkemmat ja syvemmät tiedot tehtävän hoitamiseen löytyvät näppärästi MAXXin Intranetista”, Tanja Kortelainen sanoo.

Ahkerassa käytössä oleva päivittäisjohtamisen taulu on MAXXin ohella Nummelan apteekin johtamisen kulmakiviä. Se on yksi työväline, joka otettiin käyttöön apteekissa toteutetun lean-pilotoinnin ansiosta vajaa vuosi sitten.

Alunperin lean kehitettiin parantamaan tuotantoprosessia Toyotan autotehtaalla, mutta sen avulla kehitetään tehokkaasti myös apteekin liiketoimintaa. Leanilla apteekin arjesta saadaan karsittua rönsyt ja turhat työvaiheet pois, niin että tehdään juuri oikeita, asiakkaalle hyödyllisiä asioita oikeaan aikaan.

“ tulokset näkyvät yhtä lailla työhyvinvointina kuin hyvänä liiketuloksena”, apteekkari Saija Sundholm sanoo jo kolmannen lean-johdetun apteekin tuomalla varmuudella.

Kahdessa aiemmassa apteekissaan Sundholm on vetänyt itse lean-projektin läpi saatuaan koulutuksen tähän Aalto-yliopistossa. Nummelassa tehtävään palkattiin ulkopuoliset ammattilaiset.

Standardi ohjaa tekemistä

MAXX on Sundholmin mukaan erinomainen lean-johtamisen aisapari.

“Leania on se, että toimintatapoja kehitetään mitattujen tulosten, eikä mututuntuman perusteella. MAXXin raporteista ja grafiikoista näkee helposti ja konkreettisesti, minkälainen apteekin myynti on, mitkä toimenpiteet tuovat tulosta, mitkä eivät, ja miten esimerkiksi työntekijät suoriutuvat”, Sundholm tiivistää.

Leanin yhteydessä puhutaan yleensä prosessien tehostamisesta ja virtaviivaistamisesta. Sundholm korostaa kuitenkin, että lean koskettaa ennen kaikkea ihmisiä, jotka ovat prosessien kohteena.

Nummelassa MAXXin pettämättömät raportit kertoivat esimerkiksi, että työntekijöiden toimittamien reseptien määrä vaihteli paljon. “Tämä korostui etenkin kiireaikaan, jolloin asiakaspalvelussa muodostui herkästi jonoja.”

Tilannetta lähdettiin purkamaan kuvaamalla asiakkaan palvelupolku asiakkaan näkökulmasta. Tämä auttoi poistamaan asiakaspalvelun esteitä sekä sujuvoittamaan farmaseuttien työtä. Nopeimmin työnsä suorittaneiden ja reseptejä eniten toimittaneiden työvaiheet kirjattiin myös ylös. Heidän toimintatavastaan luotiin standardi, jonka mukaan Nummelassa toimitaan.

“Asiakaspalvelun esteiden poisto ja yhteiset toimintatavat paransivat tulosta ja lisäsivät työhyvinvointia ihan kaikilla. Nopeimmat eivät uuvu, kun työtahti tasoittui ja rauhallisemmin työnsä hoitavien vauhti kasvoi turhien ja ylimääräisten työvaiheiden jäädessä pois”, Sundholm iloitsee.

Vastaavanlaisia standardeja luotiin myös muista apteekin tehtävistä.

“Leanissa on tärkeää, että työntekijät havainnoivat, kuvaavat ja luovat itse parempia toimintamalleja. Johdon on luotava raamit jatkuvalle kehittämiselle ja olla valmis muutokseen. Itse pelikenttä on henkilöstön hallussa”, Sundholm sanoo ja painottaa, että lean onnistuu vain, jos henkilöstö on innokasta ja osallistuvaa.

MAXXin myyntiraportit ahkerassa käytössä

Virtaviivainen johtamisjärjestelmä on parantanut apteekin tulosparametreja pitkin vuotta.

“MAXXin myyntiraporteista näkee, että tapahtumat farmaseuttia kohden ovat lisääntyneet jopa 20 prosenttia, ostokertoja on enemmän. Lääkemyynti on kasvanut tänä vuonna 6 ja vapaakauppa 10 prosenttia. Emme ole vielä analysoineet juuri päättynyttä työhyvinvointikyselyämme, mutta uskon selkeän toimintamallimme näkyvän korkeina lukuina myös näissä tuloksissa”, Sundholm sanoo.

Sundholm painottaa, että prosessit kannattaa pitää kunnossa. “Tärkeintä on se, että jokainen työntekijä tuntee tekevänsä merkityksellistä työtä. Että omalla työpanoksella ja osaamisella on väliä. Silloin hyvät tyypit myös viihtyvät.”

Receptum auttaa kehittämään apteekin prosesseja

Sundholm kannustaa myös muita apteekkeja hyödyntämään leanin oppeja. Apteekin toiminnan on kuitenkin oltava tasapainossa, jotta projekti kannattaa käynnistää. Nummelassa vaihdettiin järjestelmä MAXXiin ennen lean-projektin käynnistämistä. Erityiskiitoksen Sundholm ja Kortelainen antavat Receptumin kouluttajalle Harri Maskolle.

“Harri on antanut hyviä vinkkejä siitä, miten MAXXia voi käyttää johtamisen apuvälineenä. Meillä ei ole tarvetta keksiä pyörää uudelleen, otamme mielellämme vastaan muualla jo hyväksi havaittuja ja toimivia vinkkejä ja käytäntöjä. Olemme käyneet läpi hänen kanssaan esimerkiksi tilausparametreja.”

Tanja Kortelainen sanookin, että ennen MAXXia ja leania aika kului tulipalojen sammuttamiseen. “Nyt tulipaloja ei pääse syttymään. Toimintatapamme motivoi henkilöstöä osallistumaan ja ottamaan uusia oppeja käyttöön.”

“Leanin tarkoituksena ei ole juosta nopeammin, vaan luoda puitteet sille, että ihmiset voivat tehdä työnsä oikein ja eettisesti. Ettei tehdä asioita niin kuin on ennenkin tehty, vaan tarkastellaan, mikä on olennaista, mitkä turhaa. MAXX on tässä hyvänä työparina”, Saija Sundholm sanoo.