Tilaustavan optimointi lisäsi toimitusvarmuutta ja pienensi varastoa

Prisman kyljessä sijaitsevassa Kokkolan keskusapteekissa riittää paljon ja monenlaisia asiakkaita. Myös lääkkeitä pitää olla kaikkien tarpeisiin. Vanha lääkerobotti natisikin jo liitoksistaan, koska lääkevarasto ei meinannut enää mahtua sinne. Koska kaikenlaista muutakin parannettavaa ja opittavaa aina on, apteekkari Måsabacka päätti tilata Receptumin Harri Maskolta apteekkikatsastuksen ja koulutuksen.

Lääkerobottiin lisää tilaa varastonarvoja pienentämällä

Katsastuksen yhteydessä löytyi kolme asiaa, joihin Harri Maskon kanssa katsottiin yhdessä ratkaisuja ja koulutus. Ensimmäisenä hoidettiin kuntoon tärkein asia.

“Vanha lääkerobotti oli niin täynnä, että harkitsimme sen laajentamista. Huomasimme, että meillä on turhan isot varastot ja toisaalta ei ehkä aina tarpeeksi kriittisiä lääkkeitä. Kun myynnin mukaisen tilaustavan parametrit opeteltiin säätämään uusiksi, saimmekin varastoarvon pienenemään niin, että vanhassa robotissa oli jopa tyhjää tilaa. Toisaalta lisäsimme myös tärkeiden lääkkeiden toimitusvarmuutta entisestään, koska ohjelma osaa nyt tilata ne fiksusti”, Birgitta Måsabacka kiittelee.

Kokkolassa siirryttiin 8–12 viikon myynnin seurantajaksoista neljän viikon seurantajakson perusteella laskettuun tilaustarpeeseen. Nyt ohjelma reagoi nopeammin eri syistä johtuviin muutoksiin. Se ehdottaa tilausmääriä ja -tuotteita niin, että varastossa on juuri sopiva määrä tavaraa kaikkien tarpeisiin.

”Tietenkin meillä on edelleen käytössä myös erilliset viikonloppuparametrit varmistamassa, että lääkkeet riittävät pyhinä ja viikonloppuisin”, Måsabacka lisää.

Kokkolaan tuli lopulta kuitenkin ihan uusi robotti, vaikka hyllyihin saatiin tyhjää tilaa. Uusimista puolsi se, ettei vanha ja hidas robotti osannut käsitellä enää uusia pakkauksia ja olisi ollut helisemässä lääkevarmennuksen kanssa.

Tilaustyö on nopeutunut ja helpottunut

Apteekin päätilaaja, lääketeknikko Elina Korkiakangas on ilahtunut turhan työn vähenemisestä. Kun ohjelma arvioi järkevimmät tilausmäärät, ei tarvitse pähkäillä ja määrittää käsin, tilatako 10 paketin tukkupakkausta vai yhtä erillistä pakkausta, jos tarve on jotain siltä väliltä. Myös tilausten vastaanottamisessa siirryttiin sähköisiin lähetteisiin, joiden avulla tilausten saavuttaminen ja tavaroiden vastaanotto käy hetkessä.

“Työn nopeutuminen on merkittävää, sillä meillä tulee ja menee noin 1000 reseptilääkettä päivittäin”, Måsabacka kertoo.

Tilaajan ammattitaitoa vaaditaan yhä, vaikka varastonarvojen hallinta automatisoituu.

“Jos esimerkiksi tehtaalta on joku tuote loppumassa, pitää tehdä käsityönä suunnitelma, miten puute korvataan. Parametrien säätö on kuitenkin tuonut meille merkittäviä säästöjä ja etuja”, Måsabacka selittää.

“Nyt meillä on aina sopivasti lääkkeitä varastossa. Arvokkain asia on, että asiakas ei joudu hyvän varastonhallinnan takia pettymään, ettei jotain lääkettä saa, koska osaamme ennakoida tarpeen.”

Apteekin varaston toimintavarmuutta ylläpidetään jatkossa muutamalla rutiinilla. Välillä pitää seurata seisovia tuotteita, geneeristen tuotteiden määrää, varastonarvoa ja tuotteita, joille on asetettu joku minimisaldo.

Palvelutapaukset paransivat asiakaspalvelua

Katsastuksen yhteydessä havaitut muut kehityskohdat olivat hinnoittelu ja palvelutapausten käyttöönotto. Palvelutapaukset Kokkolan keskusapteekissa otettiinkin saman tien koulutuksen yhteydessä käyttöön. Näin päästiin ikuisesta muistilappujen kirjoittelusta ja etsimisestä asiakasta paremmin palvelevaan, keskitettyyn ja kaikilta reseptipisteiltä aukeavaan tietoon.

“Ennen sinkoiltiin paikasta toiseen, kun piti selvittää, mitä on tilattu sille ja tuolle. Ihmeteltiin, onko tilaus jo maksettu ja mistä se löytyy. Palvelutapauksilla asiakaspalvelu paranee suuresti. Asiakkaalle voi palvelutapauksista hakea vaikkapa hänen vuotta aiemmin tilaaman kosmeettisen erityistuotteen. Jos sen merkki o päässyt unohtumaan, kone muistaa.”

Hinnoittelun järkeistäminen ja portaittaisiin hinnoittelukertoimiin siirtyminen on seuraava operaatio Kokkolan keskusapteekissa. Kun myyntihinnoittelukoodit mietitään huolella, uusien tuotteiden hinnoittelu helpottuu, hintataso pysyy kilpailukykyisenä ja katetta tulee jopa lisää.

Kokkolan keskusapteekki on tyytyväinen katsastuksen ja koulutuksen hyötyihin. Satsaus on jo maksanut itsensä takaisin ja enemmänkin.