Första apoteket sivuapteekkeineen sai MAXXin yhdessä viikonlopussa

Oli kulunut vain päivä siitä, kun apteekkari Ingrid Qvarnstöm oli saanut Maarianhaminan Första apoteketin ja Kumlingen sivuapteekin haltuunsa. Seuraavana aamuna sisään marssivat jo Receptumin asentajat ja kouluttajat valmiina vaihtamaan molempiin apteekkeihin MAXXin. Haastetta lisäsi, että sivuapteekki sijaitsi kolmen tunnin merimatkan päässä pääapteekista.

Järjestelmänvaihdoksen ohessa Första apoteketiin asennettiin 12 uutta asiakaspäätettä ja Kumlingessa tehtiin todellinen digiloikka. Kun vielä perjantaina pikkuruisen sivuapteekin varastonhallinta hoitui kynällä ja paperilla, maanantaina perinteiset tilauskortit olivat historiaa. Apteekin avatessa ovensa varaston tilanne näkyi tietokoneella MAXXissa.

Hyvä suunnittelu tärkeää kahden apteekin järjestelmänvaihdossa

”Ei voi kuin kiittää Receptumin asentajien ja kouluttajien ammattitaitoa ja tehokkuutta. Olin henkisesti varautunut ongelmiin, mutta kaikki sujui kuin rasvattuna”, Ingrid Qvarnström sanoo.

Apteekkari tiesi toki, että Receptum on tehnyt jo yli 450 apteekkijärjestelmän vaihdosta. MAXXin käyttöönottoon liittyvät yksityiskohdat ovat asentajilla ja kouluttajilla selkäytimessä. Tarkka etukäteissuunnittelu on kuitenkin olennaista.

Qvarnström kävi ensimmäiset keskustelut Receptumin kanssa jo kuukausia ennen h-hetkeä.
”Suunnittelimme jokaisen järjestelmävaihdokseen liittyvän yksityiskohdan todella tarkkaan. Kun apteekit ovat näin hankalien matkojen päässä toisistaan, logistiikka on mietittävä loppuun asti. Laite- ja järjestelmäasennusten sekä henkilökunnan koulutusten oli osuttava saaristolauttojenkin aikatauluun.”

Valokuitu pelittää saaristossa

Maarianhaminasta Kumlingeen on linnuntietä noin 60 kilometriä, mutta matkanteko saaristolautoilla ja autolla kestää kolmisen tuntia. Lauttavuoroja on noin viisi viikonpäivästä ja vuodenajasta riippuen.

”MAXXin asentaminen ja henkilökunnan kouluttaminen aloitettiin Första apoteketissa. Sen jälkeen Kumlingen apteekin hoitaja lähti asentajien kanssa lautalla Kumlingeen.”

Kun asentajat näkivät sivuapteekin vanhan punamultaisen torpan, heiltä pääsi huokaisu. Mitenköhän tietojärjestelmät toimivat näissä olosuhteissa? Pelko oli turha.

”He kehaisivat, että tietoliikennenopeudet olivat paremmat kuin monella paikkakunnalla mantereella.”

Ahvenanmaalla on panostettu valokuituun. Toimintavarmat ja nopeat tietoliikenneyhteydet ovat yksi vetovoimatekijä, joilla yritetään saada eri alojen ammattilaisia pysymään saaristossa.

MAXX toimii myös ruotsiksi ja apua tarjoaa help desk

Ideaalitilanteessa apteekki saa Receptumilta harjoittelulaitteiston, jolla henkilökunta voi harjoitella MAXXin käyttöä ennen varsinaista järjestelmävaihtoa. Ahvenanmaalla vaihto tapahtui lennossa.

”Kouluttajat jäivät asennusviikonlopun jälkeen pariksi päiväksi paikan päälle. Sillä oli iso merkitys koko prosessin läpimenoon. Kouluttajat olivat tärkeä henkinen tuki henkilökunnalle. Jatkossa tuen on tuonut Receptumin help desk, josta saa nopean avun ongelmatilanteissa.”

Yksi MAXXin hienosta ominaisuuksista on ahvenanmaalaisten mielestä kieli: Vanha apteekkijärjestelmä oli suomenkielinen, Första apoteketissa ja Kumlingessa on käytössä ruotsinkielinen versio MAXXista.

”Osaamme toki toimia suomeksikin. On silti aivan eri asia tehdä töitä omalla äidinkielellä. Tämä korostuu etenkin kiireaikoina varmuutena ja nopeutena.”

MAXX helpottaa kahden apteekin hallintaa

Ingrid Qvarnströmille MAXX oli tuttu jo proviisoriajoilta Kaarinassa. Hän otti sen käyttöön myös ensimmäisessä apteekissaan Ahvenanmaan Godbyssä viisi ja puoli vuotta sitten.

”Halusin, että Första apoteketin ja Kumlingen tietojärjestelmät toimivat sujuvasti rinnakkain. Kumlinge on hyvin pieni apteekki ja sen varastotilatkin rajalliset. Etenkin kiireaikaan on suuri etu, ettei Kumlingesta tarvitse soittaa Maarianhaminaan ja kysyä varastoon täydennystä. Varastotilanteen näkee suoraan MAXXista. Kun tietää bussien ja lauttojen aikataulut, voi kertoa heti asiakkaalle, mihin aikaan lääke on noudettavissa.”

Yhteisen järjestelmän etuna on myös se, että kummassakin apteekissa voidaan suorittaa erilaisia toimintoja toisen apteekin puolesta. ”Esimerkiksi apteekin oman asiakaslaskutuksen voi ajaa kummassa tahansa apteekissa molempien toimipisteiden puolesta.”

MAXXin helppokäyttöisyyden lisäksi Qvarnström kiittää sitä, että MAXXissa pystyy tekemään tuote- ja asiakastietoihin kätevästi merkintöjä.

”Järjestelmän toiminnallisuus on mietitty pitkälle. Käytämme myös ahkerasti intranetia yhteisenä ilmoitustaulunamme ja dokumenttiarkistonamme. Se on hyvä apuväline päivittäistyössä.”

MAXXin varastonhallinta ja sen tilasto-ominaisuuksien graafisuus saavat myös kiitosta. ”Numerotietoja ei tarvitse analysoida, tilanteen näkee heti graafisesti. On todella kätevää, kun koko vuosi visualisoituu silmien edessä.”

Mobiilireseptistä apua syrjäseudun asukkaille

Apteekkari suunnittelee seuraavaksi mobiilireseptin käyttöönottoa. Sovelluskaupasta ladattavalla Receptumin MobiiliResepti-sovelluksella asiakas voi varata sähköisellä reseptillä määrätyt lääkkeet haluamaansa MAXX-apteekkiin. Apteekki lähettää vahvistusviestin, kun tuote on noudettavissa.

”Mobiiliresepti säästää erityisesti syrjäseuduilla asiakkaiden aikaa, kun he osaavat lähteä hakemaan lääkkeitä vasta sitten, kun tuotetta on varmasti saatavissa”, Qvarnström pohtii.

Mantereella syntyneen ja koko ikänsä eläneen Qvarnströmin juuret ovat Ahvenanmaalla jo 1600-luvulta suoraan alenevassa polvessa.

Kolmannen polven apteekkari palasi todellakin juurilleen saadessaan Första apoteketin ja Kumlingen sivuapteekin haltuunsa. Hänen isoisänsä on nimittäin perustanut Kumlingen apteekin vuonna 1934.

”Kyllähän tämä hyvältä tuntuu. Olen viettänyt lapsuuteni kesät Ahvenanmaalla ja Kumlingen apteekki on lapsuudesta tuttu.”

Haluatko lukea lisää apteekkarien haastatteluita? Tilaa uutiskirje tästä.