Apteekki Tampereentie varautuu hinnanmuutoksiin ja säästää rahaa

Raportteja aktiivisesti käyttävä proviisori Dominique Mermoud otti alkuperäislääkkeiden tulevat hinnanmuutokset haltuun raporttien avulla ja minimoi apteekin rahanmenetykset.

Vuosi sitten Prisman kylkeen muuttaneen Apteekki Tampereentien proviisori Dominique Mermoud hoitaa apteekkia analyyttisellä otteella. Apunaan hän on käyttänyt monipuolisesti MAXXin työvälineitä ja raportteja.

Hinnanmuutokset haltuun fiksulla varastonhallinnalla

Tällä hetkellä proviisorin tärkein työkalu on tuoteraportti, jonka avulla hän on varautunut heinäkuun 2016 alussa Hilan tekemiin alkuperäisvalmisteiden tukkuhinnan ja korvausjärjestelmän muutoksiin. Varastoa on hallittava tarkasti, jotta pystyy minimoimaan varaston arvon alenemisen.

Dominique Mermoud naputtaa MAXXin tuoteraportista varastotuotteen rajaukseen koodin < ja ruutuun lävähtää luettelo lääkkeistä, joiden tukkuhinta tulee muuttumaan toiseksi kalleimman geneerisen tuotteen hinnan mukaiseksi, jotta niiden korvattavuus säilyy. Lääkeyritykset määrittelevät hinnat kesäkuun lopulla, mutta jos hinta on viranomaisten ehdotusta korkeampi, alkuperäisvalmiste poistuu korvausjärjestelmästä.

Apteekki Tampereentiellä on jo suunniteltu lääkevarastoa muutoksen varalta tuoteraportin avulla. Korkeimmillaan tuleva hintaero nykyisen ja uuden hinnan välillä on 183 euroa.

Varastonhallinta on riskien hallintaa

”Jos hinta muuttuu ja meillä on tuote varastossa, menetämme arvon muutoksessa. Jos hinta ei muutu, mutta tuote poistuu korvausjärjestelmästä, tuote saattaa jäädä käsiin. Toisaalta asiakkaalle on myös oltava hänen tarvitsemansa lääkettä”, Mermoud selittää tilannetta, jossa varastoja on nyt hallittava.

Proviisori on tutkinut jo tuoteraportilla lääkkeitä ja muuttanut tiettyjen vähemmän liikkuvien tuotteiden tilaustavan, tilauserän ja hälytysrajan. Homma on hoidettava kieli keskellä suuta, jotta varasto tulee optimioitua. Mermoud on sopinut myös tuttujen lähiapteekkien kanssa mahdollisista lääkevaihdoista tarpeen vaatiessa.

Proviisori Mermoud naurahtaa ja myöntää, että varastojen hallinta on varsinaista kannattavuuden ja todennäköisyyksien matematiikkaa. ”Jos ei tee mitään, menettää rahaa. Jos ryhtyy varastonhallintaan, kuluu työaikaa, mutta katteet säilyvät hyvinä. Jos taas vetää varaston ihan nollille, apteekin maine kärsii, kun asiakkaille ei ole lääkkeitä. Tämä on varsinaista riskien hallintaa”, hän sanoo.

Fiksusti ennakoimalla voittaa kuitenkin aina jotain. Se on varma.

Farmaseutit töissä oikeaan aikaan

Tampereentien reseptitiskeillä on asiakkaita tasaisena virtana. Jonoja ei pääse syntymään, vaikka on viikon kiireisin päivä. Proviisori Mermoud tervehtii tuttua asiakasta. Aina riittää aikaa vaihtaa kuulumiset. Se on osa hyvää palvelua.

Apteekki Tampereentie on toiminut uusissa toimitiloissa vasta vuoden, mutta reseptuurista on saatu hyvä työkalu työvuorolistojen laatimiseen.

”Reseptuurista näen tunti-, päivä- ja viikkotasolla, milloin on eniten reseptiasiakkaita ja kuinka paljon niiden käsittelyyn tarvitaan työntekijöitä. Kiireisimpiä aikoja ovat maanantait, perjantait ja kuukauden ensimmäiset päivät. Kesäajasta tällä toimipaikalla meillä on vasta yhden kesän tiedot”, Mermoud sanoo.

Mermoud’lle raportit ja myyntigrafiikat ovat jokapäiväisiä työvälineitä.

”Viime aikoina olen käyttänyt eniten myyntigrafiikkaa, tuote- ja seisovat tuotteet -raporttia sekä reseptuuria.”

Raportit auttavat kokonaisuuden hallinnassa

Proviisori Mermoud hallinnoi apteekin varastoja raporttien avulla. Mitään ei saa olla liikaa eikä toisaalta myöskään liian vähän. Mermoud seuraa varastoa jatkuvasti sillä silmällä, mitkä lääkkeet liikkuvat ja mitkä uhkaavat jäädä varastoon.

”Joskus varastoon jää harvinaisempia lääkkeitä, kun potilas muuttaa tai hänen lääkityksensä muuttuu. Lääkkeelle saattaa kuitenkin olla kysyntää naapurin apteekissa, joten lääkkeiden vaihto on fiksu tapa säädellä varastoa ja välttää seisovat tuotteet”, Mermoud kertoo.

Kampanjatuotteiden saatavuutta ja kampanjoiden tehokkuutta apteekissa seurataan muun muassa tuoteraportissa kampanja-rajausehdolla. Sen Mermoud otti systemaattisemmin käyttöön viime syksynä, kun apteekissa oli tavallista kiireisempää ja kampanjoiden seuraamiseen tarvittiin nopeuttavia työkaluja.

”Työkalulla näen nopeasti, onko meillä tuotteita tarpeeksi varastossa. Kampanjatuotteet eivät saa loppua kesken. Myyntigrafiikan avulla on puolestaan todella helppo seurata kampanjoiden menestystä. Mainoksen vaikutukset näkee grafiikasta heti”, Mermoud sanoo ja ottaa esille pylväsdiagrammit, jotka piikittävät selkeästi heti kampanjan ensimmäisestä päivästä lähtien.

”Seurantatyökalut vähentävät työmäärää, luovat varmuutta työhön ja auttavat kokonaisuuden hallinnassa”, hän sanoo.

”Näiden avulla on hyvä suunnitella myös tulevaisuutta.”