Loppuvuoden kiireet tuntuvat kohta jokaisessa apteekissa, varsinkin kun taklattavien työtehtävien lisäksi edessä on myös vuodenvaihteen ALV-muutokset. Soljuva apteekkiarki syntyy toimintatapoja järkeistämällä ja hyvällä varastonhallinnalla, kertovat Receptumin koulutuspäällikkö Harri Masko ja asiakastukitiimin kouluttaja Jenna Kröger.
Receptum on MAXX-apteekkien tukena kaikissa muutosvaiheissa. MAXXnetissä tullaan julkaisemaan yksityiskohtainen tarkistuslista toimenpiteistä, joita pitää tehdä ennen vuodenvaihteen arvonlisäveromuutosta.
Tenkkapoon hetkellä asiakastukitiimi palvelee – älä epäröi olla yhteydessä!
Apteekeissa eletään kohta vuoden kiireisintä aikaa. Lisäpainetta työpäiviin tuo vuodenvaihteessa tapahtuva lääkkeiden arvonlisäveron muutos. Sen myötä apteekin arvonlisäveroryhmistä poistuu 10 prosentin ryhmä ja 14 prosentin arvonlisäveroryhmässä ovat jatkossa ravintolisien lisäksi myös lääkkeet.
Apteekkiarkea voi helpottaa monella tavalla nykyisiä käytössä olevia työkaluja hyödyntäen tai oman apteekin perinteisiä toimintatapoja muokaten: millä keinoilla saataisiin vapautettua henkilökuntaa ja resursseja ruuhkaisimpia aikoja helpottamaan?
Receptumin koulutuspäällikkö Harri Masko ja asiakastukitiimin kouluttaja Jenna Kröger jakavat oppinsa, jotka tekevät apteekkiarjesta helpompaa niin loppuvuoden kiireessä kuin muinakin apteekkiarjen päivinä.
Järkeistä apteekin toimintoja – ja sen jälkeen keskity olennaiseen
Kun on kiire, keskity olennaiseen.
Kun kiireen tuntu kuumottelee poskia, on syytä siirtää kaikki epäolennainen rauhaisampaan hetkeen hoidettavaksi – ja keskittyä asiakkaiden palveluun.
–Kysy itseltäsi, mitä kaikkia sellaisia toiminnallisuuksia apteekilla on, joiden vuoksi tiskityö kärsii? Harri kysyy ja jatkaa:
–Jos apteekki on täynnä asiakkaita ja samalla apteekkihenkilökuntaa irrotetaan asiakaspalvelusta hoitamaan esimerkiksi nettitilausten lähetyksiä, katsomaan videokursseja, tekemään somea tai muuta markkinointityötä, ei asiakaspalveluun jääkään enää tarpeeksi farmaseutteja. Pohdi tehtävien tärkeyttä ja priorisoi.
Kassoille kannattaa varata riittävä miehitys, jotta asiakkaat voivat asioida sujuvasti. Lisätyövoiman varmistaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tiedossa olevia kiirehuippuja.
Henkilöstöpula vaivaa monen alueen apteekkeja. Pääkaupunkiseudulla pula on saattanut hieman helpottaa, kun sote-uudistusten myötä sairaaloista lähteneet farmaseutit hakevat töitä yksityisistä apteekeista.
Itsepalvelukassa helpottaa henkilöstöpulassa, kun sillä saa vapautettua yhden käsiparin palveluvalintaan. Hybridikassa MAXX Hybrid nopeuttaa kassa-asiointia ja auttaa asiakasvirtaa soljumaan.
Järkeistä tilaustapoja – tilaa enemmän ja harvemmin
Kiirettä voi himmata myös tilaustapoja järkeistämällä: useiden päivittäisten tilausten sijaan tilaukset voi tehdä kootusti vähemmillä kerroilla.
–Apteekit ja tarpeet ovat eri kokoisia. Jos on mahdollista tehdä tilauksia harvemmin, niin se auttaa myös tavaran purkajaa. Jokainen purkaja on pois tiskiltä. Tee kerralla suurempia tilauksia ja harvemmin, Jenna vinkkaa.
Asiakkaille tehtävät tuotetilaukset voi nekin keskittää tietylle päivälle viikkoon, jos tuotetta ei ole välttämätöntä saada heti seuraavana päivänä.
–Jotkut apteekkarit tilaavat tavaraa niin, että väliin jää päivä ilman tavaran purkamista ja paikalleen vientiä. Silloin voi hoitaa juoksevia asioita ja varastoa: se rauhoittaa apteekkiarkea, kun ei tarvitse purkaa tavaraa, ja vapauttaa purkajan asiakastyöhön, Harri kuvailee.
Tilauksettomalla päivällä voidaan tehdä myös tuntuvaa toimituskulujen säästöä vuositasolla.
Myös laskutus kuormittaa apteekkiarkea, ja se kannattaa hoitaa laskutuspalvelun kautta, jos se vain on mahdollista. Näin henkilökuntaa voi vapauttaa asiakaspalveluun laskujen kuorittamisen ja postimerkkien liimailun sijaan.
Alkuomavastuun nousu ja lääkehintojen kallistuminen houkuttavat suurostoksille – ennakoi ruuhkat ja varaa riittävä varasto
Lääkkeiden alkuomavastuu nousee ensi vuonna. Lisäksi lääkkeiden arvonlisäveron nousu nostaa lääkkeiden hintoja. Kustannusten nousu saattaa houkutella monia asiakkaita ostamaan kerralla suurempia määriä lääkkeitä.
–Tuotteiden myyntiä kannattaa ennakoida. Kaikkea menee yleensäkin enemmän aina loppuvuonna ja varastoon onkin hyvä varata tarpeeksi tavaraa, Harri sanoo.
Varautuminen kannattaa senkin takia, että se on järkevintä ajankäyttöä – samaa asiakasta ei tule palveltua moneen kertaan:
–Asiakas tulee paikalle ja kysyy tuotetta, joka on loppunut. Tuotetta tilataan seuraavalle päivälle ja sitten samaa asiakasta onkin palveltu jo kahdesti. Ruuhka-aikoina useampaan kertaan saman asiakkaan palveleminen samaan asiaan liittyen ei ole järkevää ajankäyttöä, Harri Masko kuvaa hypoteettista tilannetta apteekeissa.
Kouluttaja Jenna Kröger jatkaa:
–Monesti ajatellaan, että kannattaa pitää varasto pienenä. Siitä kannattaa kuitenkin poiketa silloin kun tietää, että on kiireajat tiedossa.
Apteekilta kannattaa vastuuttaa yksi henkilö hoitamaan ja kehittämään varastoa. Taitava varastonhallinta heijastuu sekä tyytyväisiin asiakkaisiin että apteekkitalouteen.
Receptumilta ilmestyy alkuvuodesta uusi koulutussarja, jossa syvennytään varastonhallintaan. Webinaarisarja on suunnattu apteekin varastovastaavalle syventämään varastonhallinnan osaamista raporttien tulkinnasta ennakointiin ja muuttuvien tilanteiden taklaamiseen.
–Mikäli apteekilla ei vielä ole omaa varastovastaavaa, sellainen kannattaisi nimetä! Harri vinkkaa.
Varaudu lääkkeiden hintojen päivittämiseen riittävällä työvoimalla
Lääkkeiden hinnat tulevat muuttumaan 1.1.2025 alkaen, kun niiden arvonlisävero nousee 10 prosentista neljääntoista prosenttiin. Muutoksen myötä ALV-prosentti tulee vaihtaa MAXXissa ja kaikki arvonlisäveroryhmän hintalaput tulee päivittää.
Jos apteekissa ei ole käytössä digitaalisia hintalappuja, tulee muutokset hintalappuihin tehdä manuaalisesti. Satojen artikkelien uudelleenhinnoittelu saattaa viedä kauan. Onkin tärkeää varmistaa, että apteekissa on tarpeeksi työvoimaa, jotta olennaiseen jää aikaa: kun ovi käy, täytyy farmaseuttien olla valmiina palvelemaan asiakkaita eikä uudelleenhinnoittelemassa lääkkeitä.
–Hintojen muutosten mukanaan tuoma hyllynreunojen päivitystyö kannattaa huomioida työvuorosuunnittelussa: hintojen päivittämisen voi vastuuttaa tietyille apteekkilaisille samalla kun muiden aika vapautuu lääkeneuvonnalle ja asiakaspalvelulle, Jenna Kröger vinkkaa.
Jos apteekissa on käytössään sähköiset hyllynreunat, on hintojen päivittäminen salamannopeaa: arvonlisävero muutetaan MAXXiin ja päivitetyt hinnat sujahtavat kaikkiin hintalappuihin yhdellä kertaa.
Tee kirjanpitoraportit huolellisesti, MAXX-muokkaukset huomioiden
Lääkkeiden arvonlisäveron muutos tuo lisäpainetta loppuvuoteen: perinteistä poiketen laskutus ja kirjanpitoraportit tulee hoitaa pois alta ennen tammikuun ensimmäistä päivää.
–Koska monella apteekilla tilikauden päätös on vuodenvaihteessa, on tärkeää hoitaa loppuun kaikki menneen vuoden asiat viimeisenä päivänä, niin voi aloittaa uuden vuoden puhtaalta pöydältä, Jenna summaa.
Kirjanpitoraporttien työstössä on syytä olla huolellinen: kun laskutukset on tehty ja raportit otetaan ulos, ovat raporttien otsikot juuri sen mukaisia kuin mitä MAXXissa on niiden kohdalla lukenut. Varmista, että raporttien otsikot täsmäävät raportin sisältöä.
–Jos MAXXissa muokkaa otsikoita ja muita tietoja jo ennen vuodenvaihdetta, lukee esimerkiksi lääkemyynnin kohdalla arvonlisäverona 14%, vaikka se on vielä tämän vuoden aikana ollut 10%, Harri selventää ja jatkaa:
–Kirjanpitäjä tekee kirjauksensa MAXXin raporttien perusteella, ja jos niissä on virheitä, niiden korjaaminen vie turhaan aikaa ja resursseja.
Receptum on MAXX-apteekkien tukena kaikissa muutosvaiheissa. MAXXnetissä tullaan julkaisemaan yksityiskohtainen tarkistuslista toimenpiteistä, joita pitää tehdä ennen vuodenvaihteen arvonlisäveromuutosta. Tenkkapoon hetkellä asiakastukitiimi palvelee – älä epäröi olla yhteydessä!
