MAXX-järjestelmän tarkoituksena on paitsi tarjota sujuva ja varma reseptinkäsittelykokemus apteekkilaisille ja heidän asiakkailleen, niin myös toimia apteekkiarkea helpottavana työkaluna moneen tarpeeseen. Kaiken lähtökohta on tarpeiden ymmärtäminen, ja siihen Receptumin järjestelmänkehitystiimin Hanna Korhonen pyrki Toppilan apteekilla.
Receptumilla välitetään, miten järjestelmällä voidaan sujuvoittaa apteekkiarkea, sen prosesseja ja toimintoja eri rajapintojen välillä. Jotta MAXX palvelee parhaalla mahdollisella tavalla apteekkilaisia, tulee ymmärtää, mitä apteekkiarki on: miten töitä tehdään? Miten järjestelmää työkaluna käytetään? Mikä toimii ja mikä ominaisuus voisi olla vieläkin parempi?
Viime kesänä Receptumin järjestelmänkehitystiimissä käyttöliittymäsuunnittelijana aloittanut palvelumuotoilija Hanna Korhonen asettui Toppilan apteekkiin pariksi päiväksi havainnoimaan apteekin arkea. Päämääränä on muotoilla järjestelmää entistä paremmaksi työkaluksi apteekkiarkeen – ja yleisesti kehittää Receptumin digitaalisia palveluja entistä käyttäjälähtöisemmiksi ja helppokäyttöisemmiksi.
Apteekkiarjen ymmärrys mahdollistaa kehityksen
Hanna Korhonen vieraili Toppilan apteekissa loppukesästä. Kahden päivän visiitti antoi paljon Hannalle, joka hyppäsi Receptumille digitaalisten palvelujen palvelumuotoiluyrityksestään.
– Seurasin tiimiläisten työskentelyä sekä reseptinkäsittelypisteellä että muissakin asiakaspalvelutilanteissa ja muidenkin työtehtävien äärellä. Havainnoinnin lisäksi haastattelin koko apteekkitiimiä, jotta sain syvennettyä ymmärrystäni tarpeista.
Hanna pyrki kaivamaan esiin MAXX-käyttäjien syvimmät tarpeet omassa työssään: kuinka MAXX voisi palvella entistä paremmin, jotta käyttäjät voisivat työskennellä tehokkaammin, helpommin ja nopeammin.
– Ja siinä samalla keskittymään ydintyöhönsä, eli asiakkaidensa palvelemiseen, Korhonen kertaa.
Osa Receptumilla työskentelevistä ammattilaisista on ollut jossain vaiheessa työuraansa töissä apteekissa. Tietotaitoa apteekkiarjesta on, mutta Hanna Korhosen tarkoituksellista syvällistä kenttätutkimusta ei ollut vielä toteutettu vastaavalla tavalla.
– Hyppäsimme syväluotaavasti käyttäjän pään sisään kuullaksemme herkällä korvalla käyttäjän tarpeita ja haluja, ja teemme kehitysratkaisuja sen perusteella. Apteekkiarki on todella viimeisilleen hiottu kokonaisuus, ja Toppilan apteekin seuraaminen oli kiehtovaa, Korhonen kertoo.
Apteekin ja järjestelmänkehittäjän vuoropuhelu on tärkeää
Millainen on käyttökokemuksesi ja mitä tarvitset, jotta voit tehdä työsi parhaiten? Sitä kysyttiin Toppilan apteekin apteekkari Minna Matilaisen tiimiläisiltä.
Hannan käynnin kaltainen vierailu oli Toppilan apteekkilaisille uusi kokemus.
– Hanna solahti joukkoon helposti. Vuoropuhelu henkilökunnan kanssa sujui hienosti: hän osasi kysellä juuri sopivasti, jotta sai mitä haki, Minna Matilainen kertoo.
Toppilan apteekin väen mielestä MAXX sisältää nykyiselläänkin paljon hyvää ja toimivaa. MAXX Sujuvan käyttöä harjoitellaan Toppilassa ja sen odotetaan helpottavan reseptinkäsittelyä entisestään sekä vastaavan hyvin muun muassa Kanta-lääkityslistan tuomiin uudistuksiin. Hannan käynnin aikana nousi esiin mielenkiintoinen havainto, että ohjelmistossa käytettävillä väreilläkin on käyttäjän kannalta merkitystä, kun näyttöruudun äärellä ollaan suuri osa työpäivästä.
Matilainen kokee vuoropuhelun apteekin ja Receptumin välillä olevan todella tärkeää.
– Totta kai arvostan, että järjestelmänkehittäjät tulevat meidän luoksemme. Voin apteekkarina odottaa paljon suurempaa hyötyä tällaisesta kehitystyöstä kuin pelkästä yksipuolisesta palautteen annosta, Minna Matilainen sanoo ja jatkaa:
– Uskon, että vuoropuhelulla saavutetaan aina paljon enemmän. Se on signaali siitä, että mielipiteillä ja kokemuksilla on merkitystä ja että niitä arvostetaan.
Receptumin digitaaliset palvelut kiertävät aina pilottiapteekkeilla kokeilussa, ennen kuin ne julkaistaan kaikkien MAXX-apteekkien käyttöön. Toppilan apteekki ei ole toiminut järjestelmänkehityksen pilottiapteekkina.
– Pilottiapteekin ovat tottuneita ottamaan käyttöönsä uusia järjestelmiä ja ominaisuuksia. On hyvä, että myös meitä ”tavallisia” apteekkeja ja käyttäjiä kuullaan, vaikka emme ole rutinoituneita uuden opiskelijoita, Matilainen naurahtaa.
Havainnot jalkautuvat MAXXiin hiljalleen
Järjestelmänkehitystyö jatkuu Toppilan apteekin kenttätutkimuksen jälkeen löydösten perkuulla: käyttäjien arkkityyppejä ja tarpeita muokataan vastaamaan nykyhetken todellisuutta, ja tarpeet sekä suunnitelmat niihin vastaamisesta viedään käytäntöön.
Hanna Korhonen piirtää uudet käyttöliittymät ja suunnittelee jokaisen palikan ja toiminnon teksteineen, ja lopulta kokonaisuus siirtyy koodareille koodattavaksi.
Koodareiden hyppysistä kehitystyö siirtyy testaajille, jotta saadaan palautetta siitä, miltä kehitystoimet tuntuvat käytännössä.
– Mikään ei jää tutkimusvaiheeseen, vaan haluamme palautetta siitä, olemmeko menossa oikeaan suuntaan, käyttöliittymäsuunnittelija Hanna Korhonen kertoo.
Mahdollisimman hyvin tarpeita vastaava apteekkiohjelmisto säteilee monella tavalla apteekkiarjen toimivuuteen.
– Se mahdollistaa sujuvan asiakaspalvelun, mikä pitää apteekin hengissä, kiteyttää Toppilan apteekin apteekkari Minna Matilainen ja jatkaa:
– Järjestelmä antaa parhaimmillaan myös riittävästi tietoja talousjohtamisen tueksi. Varastonhallinnan osalta sillä varmistetaan, että meiltä löytyy sitä, mitä asiakas tarvitsee. Ekologisesti ajateltuna varastonhallinta mahdollistaa sen, että pystytään hyödyntämään varasto mahdollisimman hyvin ja minimoimaan hävikki. Näin ei synny lisää jätettä, eikä maapallon varoja tuhlata apteekin toimesta.
Todella merkityksellinen on myös järjestelmän käyttäjän käyttökokemus.
– Meidän tärkein resurssimme on henkilöstö ja henkilöstön ajankäyttö. Työn täytyy olla mielekästä, ja kun työkalut ovat kunnossa, se tekee työskentelystä taloudellista. Saadaan oikeat ihmiset tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan, apteekkari Minna Matilainen summaa.