Moro! Yhdistetty asiakasrekisteri tuo synergiaetua Moroapteekin pää- ja sivuapteekeille asiakkaineen

”Voisiko se olla Moroapteekki?” mietti apteekkari Minna Villon poika äitinsä aloittaessa apteekin johdossa Tampereella viime vuonna. Pojan nimi-idea jäi elämään, ja pääapteekki Moroapteekki Tesoma ja sivuapteekki Moroapteekki Villilä ovat nyt Moroapteekkeja.

Tamperelaisuus huokuu Moroapteekeista esimerkiksi itsehoitohyllyjen nimistä ja vitsikäs sanankäyttö tuo hymyn huulille.

Villo pyrkii sujuviin apteekin prosesseihin ja synergiahyötyihin, ja ratkaisu apteekkien nimeämisestä yrityksen nimellä helpotti sekin apteekkitoimintaa:

– Ajatus oli, että kun markkinoin apteekkia, voin markkinoida molempia apteekkeja samalla nimellä, apteekkari Minna Villo kertoo.

Moroapteekki on Minna Villon kolmas apteekki ja ensimmäinen, jossa on mukana myös sivuapteekki.

– Kaikessa tekemisessä täytyy muistaa myös sivuapteekin olemassaolo. Molemmissa apteekeissa on omat vakiotyöntekijänsä, mutta apteekkitiimiläiset tuuraavat myös ristiin.

Villon apteekkitiimiin kuuluu 17 vakiotiimiläistä ja tiimiä vahvistetaan myös vuokratyöntekijöillä. Työtehtäviä on jaoteltu selkeästi apteekkikohtaisesti, ja esimerkiksi laskutus hoidetaan käytännössä pääapteekilta.

– Asioita hoidetaan keskitetysti ja järjestelmällisesti – niin, ettei prosesseissa ole turhaa hukkatyötä, kertoo Minna Villo, jonka lopputyö ylemmän AMK-tradenomin opinnoissaan koski apteekin prosesseja.

Yksi tehokkaiden prosessien ratkaisu oli yhdistää Moroapteekin Tesoman pääapteekin ja Villilän sivuapteekin asiakasrekisterit. Näin mielikuva yrityksestä vahvistui ja samalla asiakkaille voitiin tarjota kanta-asiakasohjelma, joka ulottuu molempiin apteekkeihin.

– Kahden eri kanta-asiakasjärjestelmän pitäminen olisi hölmöä: ettei asiakas saisikaan alennusta saman yrityksen toisesta apteekista, koska olisi kanta-asiakkaana vain toisessa apteekissa.

Apteekkari Minna Villo vaihtoi Moroapteekin apteekkijärjestelmän itselleen tuttuun MAXXiin suunnilleen puolen vuoden jälkeen apteekkarinvaihdoksesta. Villo oli käyttänyt MAXXia molemmissa aiemmissa apteekeissaan ja järjestelmä oli hänelle tuttu vuosikymmenen ajalta.

Ajatus uuden järjestelmän opettelusta tuntui osasta apteekkitiimiä ensin hankalalta, mutta lopulta vaihdos sujui ketterästi.

– Siirtymäaika hoidettiin hyvin: meillä oli apteekilla harjoittelukone, jolla järjestelmän käyttöä pystyi opettelemaan rauhassa ennen vaihdosta. Vaihdospäivänä apteekkilaisten tukena oli useampi receptumlainen, Villo muistelee.

Siirtymävaiheessa Villo varmistui apteekin MAXX-osaamisesta ottamalla töihin MAXXia tottuneesti käyttäviä vuokratyöntekijöitä. Lisäksi järjestelmävaihdospäivänä työssään aloitti yksi uusi farmaseutti, jolle MAXX oli tuttu jo ennestään.

Moroapteekkia johdetaan tärkeitä tunnuslukuja ja raportteja seuraamalla. Myös tiimiläisiä osallistetaan raporttien seuraamiseen työtehtävistä riippuen. Esimerkiksi työvuorolistoista vastaavalle tieto apteekkien asiakasvirroista ja ruuhka-ajoista on olennaista, kun varmistetaan, että henkilökuntaa on tarpeeksi.

Raporteista seurataan myös seisovia tuotteita ja tuoteryhmien menekkejä, ja toimitaan tiedon mukaan.

– Parhaina ominaisuuksina pidän MAXXin visuaalisuutta ja graafisuutta. Olennaiset asiat, kuten myyntitiedot, näkee helposti, Villo kertoo.

Pääapteekki Tesomassa on MAXX Hybrid -itsepalvelukassa, jonka Villo otti käyttöön heti järjestelmänvaihdoksen yhteydessä. Hybridikassa on helpottanut kassajonoa.

Receptum on ollut Moroapteekin tukena myös koulutusten osalta. Viimeisin käyty koulutus oli Receptumin tietoturvakoulutus, johon osallistui Moroapteekin tietoturvavastaava. Tietoturvallisia toimintatapoja käydään toki läpi koko apteekkitiimin voimin.

– Tietoturvasta sanotaankin, että se on yhtä vahva kuin apteekin heikoin lenkki, Minna Villo toteaa.