Apteekkari Mikko Lappalainen seuraa Sonkajärven apteekin lukuja reaaliajassa

Sonkajärven apteekissa ja Sukevan sivuapteekissa muokataan hyllypaikkoja tunnuslukuihin perustuen. Myyntitilastoja lukiessa voi tehdä oivalluksia, joilla voidaan esimerkiksi vauhdittaa tiettyjen tuotteiden myyntiä tai kampanjoiden menestymistä.
 
Sonkajärven apteekin apteekkari Mikko Lappalainen alkoi johtaa ensimmäistä apteekkiaan joulukuussa 2022. Tämän vuoden toukokuussa apteekkeihin vaihdettiin MAXX, jolla on muitakin Lappalaista miellyttäviä ominaisuuksia:
 
– Heti käyttöönoton jälkeen teimme hinnoittelumuutoksen vapaasti hinnoiteltaville tuotteille ja otimme käyttöön tukkuhintojen mukaan määräytyvät portaittaiset hinnoittelukoodit. Se ei onnistunut aikaisemmalla järjestelmällä, Mikko kertoo.
 
Myös kampanjahinnoittelun muutos ja seuranta ovat helppoja MAXXilla.
 
– MAXXin raportointiominaisuuksista voi tarkastella aikaisempia kampanjoita ja katsoa, onnistuivatko ne ja onko niissä jotain kehitettävää, Lappalainen sanoo ja nostaa esiin myös rahaliikenteen seuraamisen MAXXin kautta:
 
– Järjestelmän kautta voi seurata helposti maksettuja ja maksamattomia laskuja. Moni on ulkoistanut laskutuspuolen ulkopuoliselle toimijalle, mutta me teemme sen ja seuraamme sen toteutumista itse.

Mikko Lappalainen aloitti farmasiauransa vuosituhannen alussa. Mikko ehti olla proviisorina 17 vuotta ennen kuin aloitti Sonkajärven ja Sukevan apteekkien vetäjänä. Sonkajärven apteekki oli Mikolle tuttu paikka hänen oltuaan apteekilla töissä vuosikymmen sitten.
 
– Huomasin Sonkajärven apteekin tulleen hakuun ja tiesin kokemuksesta, millaista siellä olisi. Laitoin vetämään hakemuksen, jossa korostin sitä, kuinka Sonkajärven apteekki oli minulle jo ennestään tuttu paikka ja kuinka olin ollut apteekinhoitajanakin siellä, Mikko kertoo.
 
Sonkajärven apteekki ei ollut MAXX-apteekki Mikon aloittaessa apteekkarina. Uuden apteekkarin ensimmäinen suuri mullistus olikin järjestelmänvaihto, koska aiempi järjestelmä alkoi olla ”elinkaarensa päässä”.
 
– Ei ollut selviö, että ottaisin MAXXin. Lopulta kuitenkin päädyin siihen kolmesta syystä. Nykyisestä apteekkitiimistäni yli puolet on käyttänyt MAXXia aiemminkin, ja siitä on hyötyä käyttöönotossa. Kyselin eri järjestelmiä käyttäneiltä kollegoilta käyttökokemuksia, perusteluja ja vinkkejä apteekkijärjestelmän valinnasta, ja kollegojen suosittelut merkitsivät paljon.

 Kolmanneksi syyksi Mikko Lappalainen mainitsee MAXXin käyttäjälähtöisen toiminnallisuuden.
 
– MAXX on selkeä ja yksinkertainen ja se on tehty käyttäjää ajatellen. Se on helppo käyttää ja nopeasti omaksuttavissa, apteekkari listaa ja jatkaa:
 
– Apteekkiohjelmisto on työkalu, jota käytetään joka päivä. Sen pitää olla viimeisen päälle toimiva, helppokäyttöinen ja luotettava, Lappalainen linjaa.

Sonkajärven ja Sukevan apteekeissa varastonhallinnassa käytetään perinteistä tilaustapaa, jossa tuotteille on asetettu hälytysrajat ja tilauserät. Tulevaisuudessa on tarkoitus hyödyntää MAXXin myynnin mukaista tilaustapaa. Jos jonkin tuotteen myynti muuttuu, niin MAXX tunnistaa sen ja osaa suosittaa tilaamaan tuotetta varastoon joko lisää tai vähemmän.
 
– Myynnin mukainen tilaustapa auttaa tilausten tekemisessä ja voi parantaa myös asiakaspalvelua, koska tuote ei pääse loppumaan. Lisäksi sen avulla voi kontrolloida varastoon sitoutettavaa rahaa järkevästi, Mikko Lappalainen kertoo.
 
MAXXin raporteista jatkuvassa käytössä ovat reseptuurin, myynnin ja asiakasmäärän mittaaminen. Asiakasmäärien raportilla Mikko näkee minä päivänä ja minä kellonaikana on eniten asiakkaita ja hyödyntää tietoa työvoiman varmistamisessa.
 
– Aamuksi varaan töihin enemmän henkilökuntaa kuin iltapäivään, jolloin on hiljaisempaa. Myös viikonpäivissä on eroa asiakasmäärissä, Mikko kertoo.
 
Sonkajärvellä moni paikallinen haluaa käyttää paikallisia palveluita, jotta ne eivät katoa.
 
– Tämä on hyvin tyypillinen pohjoissavolainen maaseutupitäjä. Suurin osa asiakkaistamme on eläkeläisiä, mutta kyllä apteekilla käy myös työssäkäyviä ja lapsiperheellisiä. Sonkajärvi sijaitsee aika lähellä Iisalmea ja osa varmasti tekee apteekkiostoksensa siellä, Mikko uumoilee.
 
Sukeva taasen on Sonkajärven kylä, jonka lääkehuolto on pitkälti Sonkajärven sivuapteekin varassa. Apteekkari pyrkii saamaan sivuapteekkitoiminnan järkeväksi.
 
– Tietysti moni toivoisi pidempää aukioloa apteekille, mutta onko se taloudellisesti järkevää ja saammeko sinne työvoimaa varsinkin tämän hetken työllisyystilanteessa, niin se on sitten jo toinen juttu.

MAXX tekee apteekin talouden seuraamisesta ja johtamisesta miellyttävää selkeän graafisen käyttöliittymän ja raporttien monipuolisuuden vuoksi.
 
– MAXXista olisi ollut apua erityisesti vuodenvaihteessa lääketaksamuutoksen vaikutuksen arvioinnissa, Mikko Lappalainen sanoo ja jatkaa:
 
– Heti alle kuukausi aloittamisestani tuli voimaan lääketaksan muutos, joka leikkasi apteekin katteita. Alkuvaiheessa ei ollut kerennyt syntyä kassakertymää ja se tuntui kyllä taloudessa.
 
Mikon apteekkitiimiin kuuluu kaksi farmaseuttia, kaksi proviisoria ja yksi lääketeknikko. Sukevan sivuapteekilla käy jo eläköitynyt tekninen työntekijä purkamassa tavaroita yhtenä päivänä viikossa. Lappalainen kehuu tiimiään ja erityisesti sen yhteishenkeä.
 
– Henkilökunta tekee apteekin. Ei siellä kukaan yksin pärjää. On tärkeää, että työntekijät viihtyvät työssään ja että heillä on hyvä ote työhönsä, Mikko Lappalainen kertoo ja jatkaa:
 
– Tykkään jakaa vastuuta ja selkeitä työtehtäviä, jotta voin itse keskittyä johonkin itselleni oleellisempaan hommaan. Tiimissäni työskentelee fiksuja ja päteviä ihmisiä, jotka osaavat tehdä omia ratkaisuja ilman, että täytyy neuvoa kädestä pitäen. Annan kyllä henkilökunnalle vapaat kädet. Apteekkitalous on kuitenkin aina apteekkarin omalla vastuulla. Sitä ei voi vastuuttaa muille.